Administrative Coordinator (20-30%)

Über uns

kollabo ist eine digitale Plattform, die Fachkräfte und Unternehmen effizient zusammenbringt – mit Fokus auf die Bau- und Handwerksbranche. Wir denken Recruiting neu: schnell, einfach und datenbasiert. Seit dem 1. Oktober 2025 ist kollabo Teil der enovetic group. Dadurch kombinieren wir die Agilität eines Startups mit der Stabilität und dem Netzwerk einer etablierten Unternehmensgruppe.

Nach einer erfolgreichen Aufbau- und Integrationsphase steht kollabo vor dem nächsten Wachstumsschritt. Um unser Backoffice schlank und zuverlässig aufzustellen, suchen wir eine organisierte und selbstständige Person, die unsere administrativen und finanznahen Prozesse in der Schweiz und im Kosovo eigenverantwortlich betreut.

Als Admin Coordinator sorgst du dafür, dass im Hintergrund alles läuft: von Zahlungsläufen über Rechnungen und Verträge bis zur Postverwaltung. Du arbeitest – falls gewünscht - grundsätzlich remote und teilst dir deine Arbeitszeit komplett selbstständig ein. Wichtig ist einzig, dass du an mehreren Tagen pro Woche kurz online bist, um zeitkritische Aufgaben (z. B. Zahlungsfreigaben, Rechnungsversand) zeitnah zu erledigen. Du berichtest an Manuel Inauen, Chief of Staff.

Was dich erwartet

Schweiz

• Einholen der Visa-Freigaben (Visum) für Eingangsrechnungen.
• Sammeln der Kreditkartenbelege und Erstellen einer Übersichtstabelle.
• Monatliches FTE-Reporting in Personio für das HR der enovetic group.
• Erstellung von Verträgen für Kundinnen und Kunden.
• Versand von Rechnungen und Mahnungen.
• Verwaltung der zentralen E-Mail-Adresse.
• Verwaltung des physischen Posteingangs (ePost).

Kosovo

• Durchführung von zwei Zahlungsläufen pro Monat: Löhne, Steuern, Miete und Dienstleister.
• Abstimmung mit dem Treuhänder vor Ort (Kommunikation auf Englisch, schriftlicher Austausch in geringem Umfang).

Generell

• Dokumentation von Prozessen in Confluence.
• Unterstützung bei On- und Offboarding von Mitarbeitenden.
• Verwaltung des kollabo Plugins in Claude (oder einem anderen KI-Tool) mit Unterstützung durch den Vorgesetzten. 
• Verwaltung der Dateiablage (aktuell Google Drive).

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer kaufmännischen Funktion, idealerweise mit Berührungspunkten zu Buchhaltung, Debitoren/Kreditoren oder Zahlungsverkehr.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprache oder gleichwertig) sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit dem Treuhänder im Kosovo.
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise – du bringst Ordnung in wiederkehrende Prozesse und hältst Termine sauber ein.
• Diskretion im Umgang mit Finanz- und Personaldaten.
• Affinität zu digitalen Tools und Offenheit für KI-gestützte Automatisierung (keine Vorkenntnisse nötig; Tools im Einsatz sind bexio, Claude, Slack, Salesforce)

Was wir bieten

• Eine Teilzeitstelle (20–30 %) mit maximaler Flexibilität: du teilst dir deine Arbeitszeit selbst ein. Wichtig ist die zeitnahe Erledigung kritischer Anfragen, z.B. Vertragserstellungen.
• Grundsätzlich ortsunabhängiges Arbeiten – Remote oder hybrid, mit einem strukturierten Onboarding und gelegentlichen Tagen am Standort Rotkreuz.
• Schlanke, klar definierte Prozesse und moderne, KI-gestützte Werkzeuge, die dir Routinearbeit abnehmen.
• Flache Strukturen, kurze Entscheidungswege und eine offene Du-Kultur.
• Die Stabilität einer etablierten Unternehmensgruppe kombiniert mit dem Spirit eines wachsenden Tech-Unternehmens.

Eintritt: per sofort oder nach Vereinbarung.

Klingt nach dir? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Weitere Informationen über uns findest du unter www.kollabo.com.