Office Administrator

DESCRIPTION DU POSTE ? ADMINISTRATEUR DE BUREAU

Lieu : Zurich

Division : Ticketmaster Marché d'Europe Centrale, Suisse

Supérieur hiérarchique : Directeur Général, Suisse

Conditions du contrat : 80-100 %, Temps plein 42,5 heures par semaine

LE POSTE

Vous êtes l?épine dorsale organisationnelle de Ticketmaster Suisse et gérez notre bureau à Dübendorf avec un haut niveau d?exigence. Vous assurez le bon fonctionnement des processus administratifs du marché, en soutenant les services Finance, RH et Service Client, et vous êtes responsable de notre gestion de l?expérience, des invités VIP, des salons, des billets gratuits et des invitations.

De plus, vous gérez les calendriers, les réunions et les échéances, et fournissez un soutien administratif au Directeur Général.

CE QUE VOUS FEREZ

Gestion du bureau

• Gérer le bureau avec un haut niveau d?exigence : fournitures, courrier, clés/cartes d?accès, parking et voiture de service, accueil des visiteurs.
• Assurer la liaison avec le propriétaire et les prestataires externes, superviser les questions liées aux installations et à la santé & sécurité.
• Maintenir les politiques de bureau, les manuels internes et la documentation des processus.
• Organiser les événements d?équipe et tenir à jour l?aperçu des vacances et absences de l?équipe.

Soutien à l?équipe

• Soutenir l?administration RH, l?intégration et le départ des collaborateurs, les dossiers du personnel, la coordination avec les partenaires d?assurance et de paie, en collaboration avec l?équipe mondiale des opérations RH.
• Soutenir la Finance avec la comptabilité préparatoire, aider à la numérisation des processus comptables et au suivi des paiements.
• Gestion des contrats et des fournisseurs, respect des échéances, classement et coordination avec les prestataires externes.
• Maintenir la vue hebdomadaire des événements pour permettre à toutes les fonctions de planifier à l?avance.
• Soutenir l?équipe dans les tâches administratives et la coordination interservices.
• Tâches et projets ponctuels selon les besoins.

Gestion de l?expérience

• Gérer les invités VIP, les salons et l?hospitalité lors des concerts, festivals et événements sportifs.
• Administrer les billets gratuits, invitations et listes d?invités pour les clients et partenaires.
• Coordonner la logistique de l?hospitalité avec les promoteurs et les lieux.
• Organiser des occasions internes (par exemple événements employés et reconnaissances).

Soutien administratif & coordination

• Gérer l?agenda et la boîte mail du Directeur Général, prioriser et planifier avec anticipation.
• Préparer les réunions, briefings et présentations (réunions de l?équipe de direction, assemblées générales), prendre les procès-verbaux et gérer les suivis.
• Suivre les tâches ouvertes, décisions et échéances, et assurer un suivi proactif.
• Planifier et réserver les déplacements et gérer les notes de frais pour l?équipe et le Directeur Général.
• Premier point de contact pour les demandes internes et externes, gérer les affaires confidentielles avec discrétion.

CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR (ou COMPÉTENCES TECHNIQUES)

• Expérience en tant que gestionnaire de bureau, assistant exécutif ou dans un rôle organisationnel comparable.
• Excellentes compétences d?organisation et de priorisation, calme et structuré face à des demandes multiples.
• Grande discrétion et fiabilité dans la gestion d?informations confidentielles.
• Maîtrise avancée d?Outlook et de MS Office.
• Allemand et anglais courants ; le français est un plus.
• Affinité pour le divertissement en direct et l?accueil, disponibilité pour assister à certains événements en soirée ou le week-end.
• Personnalité proactive, pragmatique et orientée service.

VOUS (COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES)

• Vous êtes un professionnel très organisé, proactif et fiable qui aime être la personne de confiance dans un environnement dynamique.
• Vous anticipez les besoins, apportez de la structure aux priorités complexes et assurez un suivi fiable, même lorsque plusieurs parties prenantes et échéances se concurrencent.
• Vous communiquez avec confiance, chaleur et tact à tous les niveaux ? de la direction aux partenaires externes en passant par les collègues de toute l?entreprise.
• Vous gérez les informations confidentielles avec un jugement avisé, une discrétion absolue et un fort sens des responsabilités.
• Vous êtes orienté service et créez naturellement des expériences positives pour les collègues, clients et invités VIP, avec un véritable souci du détail.
• Vous restez calme, flexible et orienté solutions sous pression, notamment lors d?événements et de changements de planning.
• Vous aimez travailler de manière autonome tout en étant un joueur d?équipe collaboratif et pragmatique, prêt à intervenir où le soutien est nécessaire.
• Vous êtes fier de créer un environnement de bureau efficace, accueillant et bien géré.
• Vous avez une affinité pour le divertissement en direct et aimez contribuer à des expériences mémorables pour les fans, partenaires et l?équipe.

LA VIE CHEZ TICKETMASTER

Nous sommes fiers de faire partie de Live Nation Entertainment, la plus grande entreprise de divertissement en direct au monde.

Notre vision chez Ticketmaster est de connecter les gens du monde entier aux événements en direct qu?ils aiment. En tant que plus grand marché de billets au monde et principal fournisseur mondial d?outils et services d?entreprise pour le secteur du divertissement en direct, nous sommes idéalement positionnés pour réaliser cette vision avec succès.

Nous faisons tout cela avec une passion intense pour le direct et une culture inspirante et diversifiée portée par des leaders accessibles, des managers attentifs et des équipes enthousiastes. Si vous êtes passionné par le divertissement en direct comme nous, et que vous souhaitez travailler dans une entreprise dédiée à faire vivre cette expérience à des millions de fans, nous voulons vous entendre.

Notre travail est guidé par nos valeurs :

Fiabilité - Nous comprenons que les fans et clients comptent sur nous pour alimenter leurs expériences d?événements en direct, et nous comptons les uns sur les autres pour y parvenir.

Travail d?équipe - Nous croyons que la réussite individuelle pâlit en comparaison du succès qu?une équipe peut atteindre.

Intégrité - Nous nous engageons aux plus hauts standards moraux et éthiques au nom des innombrables partenaires et parties prenantes que nous représentons.

Appartenance - Nous nous engageons à construire une culture où chacun peut être authentique, avoir une voix égale et des opportunités de s?épanouir.

ÉGALITÉ DES CHANCES

Nous sommes passionnés et engagés envers nos collaborateurs et allons au-delà de la rhétorique sur la diversité et l?inclusion. Vous travaillerez dans un environnement inclusif et serez encouragé à être pleinement vous-même au travail. Nous ferons tout notre possible pour vous aider à équilibrer avec succès votre vie professionnelle et personnelle. En tant qu?entreprise en croissance, nous vous encouragerons à développer vos aspirations professionnelles et personnelles, à vivre de nouvelles expériences et à apprendre des personnes talentueuses avec lesquelles vous travaillerez. Ce qui compte pour nous, c?est le talent, et nous encourageons les candidatures de personnes, quel que soit leur genre, origine, orientation sexuelle, religion, âge, handicap ou responsabilités familiales.

PRATIQUES DE RECRUTEMENT

La description de poste ci-dessus a été conçue pour indiquer la nature générale et le niveau de travail effectué par les employés dans cette classification. Elle n?est pas destinée à contenir ou être interprétée comme un inventaire exhaustif de toutes les tâches, responsabilités et qualifications requises des employés affectés à ce poste.

Les politiques de recrutement de Ticketmaster sont conçues pour placer les personnes les plus qualifiées disponibles de manière rapide et efficace. Ticketmaster peut utiliser toutes les voies disponibles, y compris la promotion interne, les recommandations d?employés, la publicité externe, les agences d?emploi, le recrutement sur internet, les salons de l?emploi, le recrutement universitaire et les cabinets de recherche. Ticketmaster peut utiliser des outils d?intelligence artificielle (IA) pour soutenir le tri et l?évaluation des candidatures. Toutes les décisions d?embauche sont prises avec une revue humaine.

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Live Nation Entertainment ne demandera jamais de paiement ou d?achat d?équipement dans le cadre du processus de recrutement. Les recruteurs ne contacteront les candidats qu?à partir de domaines email officiels de Live Nation ou de marques affiliées.