Assistant d'équipe 50 % (1 mois)

Notre client est une petite organisation internationale.

Missions

Administration et coordination du bureau

• Agir en tant que principal point de contact pour les visiteurs, fournisseurs et demandes entrantes.
• Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau.
• Gérer les fournitures de bureau, l’équipement et les ressources du lieu de travail.
• Coordonner la maintenance, les services de nettoyage, les coursiers et les prestataires externes.
• Maintenir un environnement de bureau professionnel et accueillant.

Soutien exécutif et administratif

• Fournir un soutien administratif à la direction.
• Coordonner les calendriers, réunions et arrangements de voyage.
• Maintenir les systèmes de classement, les dossiers et la documentation.
• Soutenir diverses équipes dans les tâches administratives et organisationnelles.
• Gérer la saisie de données et les activités de gestion documentaire.

Réunions, voyages et événements

• Organiser les réunions internes et les rendez-vous externes.
• Coordonner les réservations de voyage et la logistique associée.
• Soutenir la réalisation des événements et réunions d’équipe.
• Gérer les salles de réunion et les arrangements de restauration si nécessaire.

Gestion des fournisseurs et des installations

• Assurer la liaison avec les fournisseurs et prestataires de services.
• Soutenir l’administration des factures et le suivi budgétaire.
• Surveiller les dépenses liées au bureau et les demandes en cours.
• Veiller à ce que les problèmes liés aux installations soient traités efficacement.

Profil du candidat

• Minimum 5 ans d’expérience en tant que coordinateur de bureau, assistant exécutif, gestionnaire de bureau ou poste administratif similaire.
• Une expérience préalable dans une organisation à but non lucratif, internationale ou une petite structure est un atout.
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs priorités.
• Esprit proactif, orienté service et axé sur les solutions.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Capacité à travailler de manière autonome et à assumer ses responsabilités.
• Grand sens de la discrétion et du professionnalisme.

Compétences techniques

• Maîtrise avancée de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
• Expérience avec SharePoint ou des systèmes similaires de gestion documentaire.
• À l’aise dans un environnement dynamique et pratique.

Langues

• Maîtrise courante de l’anglais et du français requise.

Conditions et avantages

Détails du contrat

• Mission temporaire d’environ un mois.
• Charge de travail à 50 % (20 heures par semaine).
• Disponibilité immédiate requise.
• Poste basé à Genève.