Réceptionniste (m/f/d)

Apleona Suisse SA, leader en Facility Management, recherche un(e) réceptionniste. Intégrez une équipe dynamique offrant des prestations de qualité.
Tâches

• Accueillir visiteurs et gérer le standard téléphonique.

• Effectuer diverses tâches administratives avec rigueur.

• Assurer une expérience client irréprochable au quotidien.

Compétences

• CFC employé de bureau ou formation hôtelière requise.

• Excellente maîtrise des outils bureautiques.

• Capacité à gérer plusieurs priorités en environnement dynamique.

Présente sur 14 sites en Suisse, Apleona Suisse SA propose à sa clientèle des prestations de haute qualité dans les domaines du Facility Management et de la gestion immobilière. Forts de notre expérience et de notre savoir-faire, nous sommes l'un des prestataires multiservices leaders du marché suisse.
www.apleona.ch
Le groupe Apleona emploie 40'000 personnes dans le monde entier, dans différents métiers du secteur immobilier.
www.apleona.com

Tâches

Depuis plusieurs années, nous assurons des prestations de Facility management pour un client international, et nous recherchons un(e) réceptionniste pour incarner nos standards de qualité sur site. Véritable point d'ancrage du quotidien, vous serez en charge d'un accueil professionnel, discret et fluide, tout en assurant diverses tâches administratives avec précision et réactivité. Votre sens du service, votre polyvalence et votre aisance relationnelle seront essentiels pour garantir une expérience irréprochable aux collaborateurs et visiteurs.
Si vous aimez évoluer dans un environnement exigeant, multiculturel et valorisant, ce poste vous permettra de mettre en lumière votre savoir-être et votre engagement.

• Accueillir et prendre en charge les visiteurs, employés et prestataires externes

• Gérer les appels téléphoniques entrants, les courriels et le standard de réception

• Effectuer la réservation de taxis et autres services de transport pour les visiteurs et employés

• Gérer les dépôts et retours de visas, ainsi que la commande de cartes de visite

• Administrer l'application de réservation de postes de travail (desk booking) pour les employés

• Suivre et mettre à jour divers tableaux Excel concernant l'occupation des espaces, le nombre d'employés présents, les absences, les no-shows, etc.

• Offrir un service de conciergerie : informer sur les vestiaires, les douches, les transports, les restaurants et autres services disponibles pour les employés et visiteurs

• Mettre à jour la documentation du processus administratif et réception

• Maintenir le registre des visiteurs et gérer la distribution des badges d'accès

• Suivre et analyser les statistiques de fréquentation du bâtiment par division

• Vérifier et confirmer l'accès des employés selon demandes, en coordination avec la direction RH et la sécurité

Exigences

• CFC employé de bureau, formation hôtelière ou équivalent

• Expérience confirmée (3 ans) dans un poste similaire, idéalement en hôtellerie ou administration d'accueil

• Flexibilité au niveau des horaires, notamment pour assurer un début de journée très tôt

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook, Teams) ainsi que des systèmes de réservation ou de gestion d'accès

• Sens du service client, autonomie et excellent relationnel

• Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique

• Excellente organisation, rigueur et précision dans le suivi administratif

• Très bonne communication écrite et orale en français, et en anglais (niveau minimum C1 impératif)

• Pas de Home Office pour ce poste

Pourquoi Apleona

• Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnel et professionnel

• Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché

• Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences

• Tu peux apporter tes propres idées

• Nous pratiquons l'esprit d'équipe

• Nos relations mutuelles sont caractérisées par l'ouverture et la franchise

• Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l'estime

Prestations

• Nous t'offrons des conditions de travail modernes, entre autres au minimum 26 jours de congés

• Dans les limites des besoins des clients, tu as, outre les horaires flexibles, la possibilité de travailler en temps partiel, en partage de poste

• Nous t'apportons un soutien pour ton développement, si nécessaire également financièrement

• Nous t'offrons une excellente prévoyance retraite par l'intermédiaire de la caisse de pension

• Tu profites de réductions pour différentes activités, produits ou prestations comme, par exemple, des offres de loisirs

Melanie Böhni

Apleona Schweiz Verwaltung