Secrétaire - 90%

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant ici.

Le poste est rattaché auDépartement diagnostique. Composé de huit services médicaux, il a pour mission de fournir des diagnostics, produits thérapeutiques, actes thérapeutiques, et consultations cliniques spécialisées, de haute qualité médicale, dans les meilleurs délais et à un coût acceptable, pour orienter la prise en charge des patientes et patientset contribuer aux décisions et gestes thérapeutiques.

LeService de pathologie cliniqueassure uneactivité clinique diagnostique, principalement sur les tissus issus de biopsies ou des pièces opératoires. Cette activité permet ainsi d’orienter la prise en charge des patients et patientes et contribue de façon majeure aux décisions thérapeutiques. Par la réalisation d’autopsies médicales et par ses activités de recherche et développement, le service de pathologie clinique participe à la compréhension des mécanismes physiopathologiques impliqués dans les processus lésionnels. Le service a aussi des missions derechercheet d’enseignement.

Dans le cadre de votre mission vous devez enregistrer des demandes d’examen de pathologie adressées au service, en s’assurant de l’exhaustivité des données, du respect des procédures et de la bonne gestion des priorités, en collaboration avec les équipes médicales et des laboratoires.

Vous devez prendre en charge des appels téléphoniques et ainsi que les courriels et courriers du service, mettre en forme des rapports médicaux et assurer la gestion efficace de leur transmission.

Vous collaborez avec les autres secrétaires médicales ou médicaux pour traiter l’ensemble du flux médico-administratif, depuis la réception des demandes d’examen médicaux en garantissant rapidité et qualité d’exécution.

Vous travaillez au sein d'une équipe sous la supervision de la responsable médico-administrative afin de garantir le bon fonctionnement des activités du secrétariat médical.

Vous êtes également amené ou amenée à :

Assurer la prise en charge et le suivi de toutes les demandes adressées au secrétariat médical, ainsi que leur documentation rigoureuse et standardisée dans les dossiers administratifs et médicaux des patients et patientes.

Contribuer activement à l’optimisation des flux administratifs et à l’amélioration continue des processus.

Une partie de votre activité est plus spécifiquement consacrée à lagestion administrative du secteur de la morgue et des autopsies, ce qui implique :

Le suivi administratif de la prise en charge des dépouilles.

La gestion des plannings de l’équipe des préparateurs et préparatrices.

La communication en lien avec ce secteur (incluant les services hospitaliers HUG et les partenaires externes).

Qualifications

Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale et/ou idéalement d'un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou d'une autre formation administrative équivalente.

Vous justifiez d’au minimum 5 ans d'expérience dans un secrétariat et avez une excellente maîtrise de la langue française. Une expérience dans le milieu médical ou des laboratoires, des connaissances en terminologie médicale et un intérêt à les développer sont des atouts. Des connaissances de base en anglais et en allemand seront également appréciées.

Un intérêt certain pour le domaine des laboratoires est requis et une expérience préalable en milieu hospitalier ainsi qu’une connaissance des outils institutionnels des HUG tels que DPI, DPA, OPALE peuvent également représenter un avantage.

Vous maîtrisez les outils informatiques Office (niveau ECDL advanced pour Word, standard pour Excel et PowerPoint, ainsi qu’un niveau avancé pour MS Outlook) et êtes à l’aise avec les systèmes informatisés tels que les systèmes de gestion de laboratoires et bases de données.

La rigueur, l’esprit d’équipe, le respect des procédures, un sens aigu des priorités, la discrétion et la confidentialité sont indispensables au traitement des données de santé.

Vous faites preuve de professionnalisme et d’efficacité, même dans des situations exigeantes, qu’il s’agisse de traiter des demandes urgentes, de gérer des communications sensibles ou de faire face à des contextes émotionnellement délicats.

Vous êtes une personne motivée à contribuer à l’efficience, la qualité et l'excellence des missions du Service de pathologie clinique, au bénéfice de la patientèle et de l'ensemble des collaborateurs et collaboratrices, dans un poste-clé au sein d'une équipe interprofessionnelle composée de collaboratrices et collaborateurs administratifs, techniciens et techniciennes de laboratoire, médecins, chercheurs et chercheuses, etc.

Nous vous proposons un environnement de travail stimulant dans une équipe dynamique et en étroite collaboration avec les professionnels et professionnelles médico-techniques, où vous aurez l'opportunité de développer vos compétences et de contribuer à l'excellence des prestations et de l’organisation du service.

Nous nous engageons à soutenir votre développement professionnel et à valoriser votre contribution.

Informations supplémentaires

• Entrée en fonction: Dès que possible

• Nombre de postes: 1

• Taux d'activité : 90%

• Classe de fonction: 11

• Contrat : CDI

• Délai de candidature : 08.09.2025

• Demande de renseignements : Mme E. Namer, responsable de la gestion médico-administrative au service de pathologie clinique, Écrire un email

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.