Secrétaire médecin-cheffe de service - 50%

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquantici.

Comptant près de 1'400 collaboratrices et collaborateurs, leDépartement de réadaptation et gériatrieconstitue un pôle médical centré sur la personne âgée estrépartis sur 5 sites : Trois-Chêne, Loëx, Bellerive, Beau-Séjour et Joli-Mont. Il prend en charge des situations aiguës, grâce notamment aux urgences de l'hôpital des Trois-Chêne, les problèmes spécifiques liés à l'âge, la réadaptation médicale et la médecine palliative.

Situé au cœur d'un parc et à proximité des commodités urbaines, la Clinique de Joli-Mont offre un cadre de soin agréable, au calme et dans un écrin de verdure. Elle est spécialisée dans laréadaptation musculo-squelettique et prend en charge également des patients et patientes ensoins palliatifsau sein d’une unité rattachée auService de médecine palliative, ainsi que des personnes en attente d’un nouveau lieu de vie (EMS ou autre institution).

Le Département de réadaptation et gériatrie recherche son ou sa future secrétaire de médecin-cheffe de service.

Vous assistez lamédecin-cheffede servicepour la gestion et l'organisation administrative du Service. Vous organisez les rendez-vous, les séancesen gérant si nécessaire l’agenda électronique de la médecin-cheffede service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes-rendus de séance etcoordonnez le suivi des décisions prises. Vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction.

Vous avez la charge de la préparation et de la gestion des dossiers de candidatures des médecins du Service et faites le suivi administratif des engagements, des formations et des évaluations des médecins.

Vous soutenez administrativement les médecins-adjoints du service et les collaborateurs rattachés directement à la cheffe de service dans les tâches qui vous seront attribuées. Vous avez la charge de la saisie des horaires des collaborateurs rattachés au Service médical et de l’accueil des nouveaux collaborateurs, avec un rôle particulier dans la gestion opérationnelle, administrative et logistique des rotations des médecins internes et des stagiaires médecins. Vous participez aux tâches administratives liées au programme de formation médicale.

Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat commepar exemple les commandes de matériel, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.

Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues, vous assurez une continuité de service lors des absences, avec des déplacements si nécessaire sur l’autre site du Service. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile, diplomate, et partageant les valeurs du Service.

Qualifications

Vous disposez minimum d'un CFC d’employé ou employée de commerce accompagné d'une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction ou d'une formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.

Vous êtes une personne reconnue pour votre sens de l'organisation, une gestion administrative rigoureuse et un sens aigu des priorités. Dans vos précédents postes, vous avez traité des dossiers complexes et vous êtes capable de gérer plusieurs activités simultanément de manière autonome.

Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint, standard web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe).

Vous maîtrisez parfaitement le français et détenez une capacité rédactionnelle de haut niveau. Vous détenez une expertise dans l'utilisation des outils bureautiques et d'informatique de gestion. Enfin, vos connaissances linguistiques en anglais et/ou en allemand sont des atouts pour le poste.

Vous avez le sens de la confidentialité.

Informations supplémentaires

• Lieu d'activité :Clinique de Jolimont

• Entrée en fonction : 01.01.2026

• Nombre de postes : 1

• Taux d’activité : 50%

• Classe de fonction : 13

• Contrat : CDI

• Délai de candidature : 04.09.2025

• Demande de renseignements : Mme I. Kaposy, cheffe de secrétariat, tél. 079553 11 58

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.