Collaborateur.trice à l'accueil | Flon
Description du poste
Rejoignez notre équipe dynamique au sein d'une institution moderne. Profitez d'un cadre enrichissant et de nombreuses opportunités.
Tâches
•
Accueillir et orienter les usagers selon les directives en vigueur.
•
Assurer la gestion administrative des consultations et des patients.
•
Former les nouveaux collaborateurs et maintenir la continuité des activités.
Compétences
•
CFC en commerce ou bureau, 2 ans d'expérience dans un poste similaire.
•
Excellente maîtrise de la suite office et du français.
•
Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités.
Â
Vos missions principales seront les suivantes :
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Accueillir et orienter les usager.ères selon les directives institutionnelles en vigueur ;
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Assurer la gestion administrative des consultations de son périmètre ;
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Appliquer les directives et procédures qualité en vigueur ;
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Avoir une part active dans les activités du Secteur accueil-admissions ;
•
Assurer la formation des nouveaux collaborateur.trices, stagiaires, apprenti.es dans le respect des procédures institutionnelles en collaboration avec sa hiérarchie ;
•
Assurer une bonne transmission des informations avec les membres de l'équipe afin de garantir la continuité des activités ;
•
Participer activement à des colloques d'équipes administratives et inter-équipes ;
•
Sur demande de sa hiérarchie, participer activement à des groupes de travail en lien avec des développements organisationnels et/ou projets liés à l'infrastructure ;
•
Assurer les tâches administratives en lien avec les outils de gestion institutionnelle et selon les besoins du site ;
•
Effectuer la gestion administrative des patient.es, conformément aux procédures et directives définies par l'institution ;
•
Accomplir différents travaux de secrétariat inclus dans l'activité du secteur et nécessaires à son bon fonctionnement ;
•
Gérer le courrier entrant, assurer sa bonne distribution et le suivi éventuel ;
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Garantir le traitement et le suivi de la documentation liée aux activités du secteur ;
•
Filtrer et hiérarchiser l'information (mails, fax, téléphones, courrier) ;
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Approvisionner/commander : gestion des commandes de matériel de bureau, documents institutionnels et ou informatique ;
•
Participer à l'amélioration et/ou l'adaptation des outils et méthodes de gestion en collaboration avec sa hiérarchie.
Vos atouts :
•
Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce/de bureau ou d'une formation jugée équivalente. De l'expérience dans un cabinet médical et/ou en milieu hospitalier serait un plus ;
•
Expérience de minimum 2 ans dans un poste similaire ;
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Très bonnes connaissances de la suite office ;
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Maîtrise de la langue française, tant à l'oral qu'à l'écrit. Des connaissances de l'anglais seraient un atout ;
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Capacité à connaître ses limites et à les exprimer ;
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Aptitude à entrer en relation avec autrui et à créer un climat de confiance ;
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Capacité à travailler en équipe et de manière interprofessionnelle ;
•
Sens des priorités et ouverture aux changements.
Nous offrons :
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Un environnement dynamique, moderne et humain ;Â
•
Une activité variée et enrichissante ;
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Des moyens qui vous permettent de mener à bien vos missions et de développer vos compétences.
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