Spécialiste archives administratives
EPFLEPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois
MISSIONS
principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes. Spécialiste archives administratives
- Au sujet de la Bibliothèque
- Basée sur le campus lausannois, au sein du Rolex Learning Center, la Bibliothèque de l'EPFL est un partenaire clé de la communauté universitaire. La Bibliothèque est un centre de
COMPETENCES
et d'expertise en matière d'information scientifique, au service des
MISSIONS
d'enseignement et de recherche de l'EPFL. L'unité « Digital repositories et archives » est en charge de la gestion des archives de l'institution, ainsi que de la diffusion et de la valorisation des productions scientifiques EPFL.
MISSIONS
ous la direction du/de la Responsable Equipe « Archives », le/la Spécialiste archives administratives contribue à l'élaboration et à la mise en œuvre de la politique de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives de l'EPFL. Il/elle assume les responsabilités opérationnelles suivantes, en autonomie et collaborativement, selon les priorités de l'équipe. Principales
TACHES
et responsabilités
- Gestion des documents d'activité (records management) et collecte des archives
- Élaboration, déploiement et mise en œuvre de référentiels métier et d'outils adaptés au contexte et au système d'information EPFLRédaction de directives et recommandations en matière gestion documentaire et les bonnes pratiques archivistiques
- Accompagnement des usagers et des services versants pour la gestion documentaire et l'archivage : sensibilisation, formation à la préparation des versements et éliminations, gestion des archives intermédiaires, transfert de documents, versements
- Évaluation de fonds d'archives : contrôle des versements, tri et conservation, élimination physique des documents
- Classement et description
- Élaboration de plans de classement
- Analyse des documents/dossiers, classement, indexation
- Conservation
- Mise en œuvre de la politique de conservation (préventive et curative) : suivi des conditions de conservation matérielle, surveillance de l'intégrité des collections, récolements, diagnostic et analyse des besoins, choix de solutions, évaluation et négociation des moyens
- Gestion des espaces de traitement et conservation : locaux et matériels, règles d'accès, prévention-gestion des sinistres
- Archives électroniques : gestion du stockage, conservation
- Entretien courant des collections : choix du mobilier et du matériel, conditionnement, magasinage, rangement, dépoussiérage, destruction
- Traitement technique des supports : restauration de documents et matériels, reliure, désinfection, campagnes de numérisation
- Soutien technique pour l'informatisation du système archivistique
- Accompagnement du déploiement du système d'information archivistique (SIA) et du système d'archivage électronique (SAE) Développement de scripts permettant l'automatisation de processus (contrôle, migration, enrichissement des métadonnées-) Configuration, tests et documentation des workflows d'ingestion, de traitement, de versement et de communication. Communication et valorisation
- Recherches à l'intention des publics internes ou externes, accompagnement des utilisateurs
- Elaboration de supports de communication à l'intention des services
- Actions de valorisation (expositions, publications-) Autres activités
- Participation au tournus des guichets de service au public de la Bibliothèque. Profil
- Connaissances
- Expérience dans un service d'archives
- Compréhension de l'environnement administratif et académique (
MISSIONS
, activités et fonctionnement des services) et de ses enjeux.
- Connaissance et/ou pratique du cadre réglementaire applicable aux archives, des formats de métadonnées, standards et outils d'indexation utilisés dans le monde des archives
- Pratique de logiciels d'archivage (SIA et SAE) et outils connexes (Archifiltre, Droid-) Aisance avec les outils informatiques usuels, notamment APIs
- Scripting et automatisation de traitements, capacité à modéliser des workflows
COMPETENCES
spécifiques
- La confidentialité et une discrétion absolue sont indispensables dans l'exercice de cette fonction
- Intérêt et sens aigu du service public, attention constante portée à la qualité des prestations délivrées
- Rigueur, bonne organisation personnelle et capacité à gérer des priorités et
TACHES
multiples
- Capacité d'écoute, aptitude à communiquer avec des publics variés, pédagogie
- Capacité à nouer des collaborations et partenariats transverses, à l'interne et à l'externe
- Aptitude à travailler de façon autonome et en équipeMéthode, capacité d'analyse et de synthèse, proactivité, ouverture d'esprit et aptitude au changement
- Curiosité intellectuelle et appétence pour l'acquisition de nouvelles
COMPETENCES
Pratique courante du français, avec de bonnes connaissances de l'anglais
- Niveau de formation et expérience requis
- Diplôme supérieur (université, HES) en archivistique ou formation jugée équivalente, accompagné d'une première expérience significative.
NOUS OFFRONS
Une ambiance de travail conviviale et stimulante. Un environnement de travail international et de haut niveau. L'opportunité d'être impliqué-e dans des projets innovants et variés. Informations
- Pour de plus amples renseignements ou le cahier des charges détaillé, veuillez-vous adresser à Mme Pascale Bouton, Responsable d'Unité Digital repositories et archives :Écrire un email
- Date d'entrée en fonction :dès que possible
- Taux d'occupation min : 80%Taux d'occupation max :100%Type de contrat : CDIRéférence : 2066.
