Mitarbeiter:in Sekretariat & Empfang Sozialdienst (100 %)

Vos tâches

• Accueil personnel des clientes et clients ainsi que des visiteuses et visiteurs
• Réception, triage et transmission des appels téléphoniques, e-mails et demandes personnelles
• Fourniture d?informations standard dans le cadre des compétences définies
• Organisation et coordination des rendez-vous pour les personnes spécialisées concernées
• Réception, vérification et transmission des documents soumis
• Préparation et distribution de documents, formulaires et correspondances
• Traitement du courrier entrant et sortant ainsi que numérisation et classement structuré des documents
• Gestion des données de base, des plannings, des tâches en suspens et des listes administratives
• Soutien aux travailleurs sociaux et aux responsables de cas dans les tâches administratives standardisées
• Coordination avec les communes, autorités, assurances et autres instances internes et externes
• Assurer un accueil ordonné, professionnel et orienté vers le service
• Respect strict des règles de protection des données, du secret professionnel et de sécurité
• Transmission précoce des demandes spécialisées, conflictuelles ou urgentes au service compétent
• Participation à l?amélioration continue des processus, modèles et check-lists au secrétariat

Votre profil

• Formation commerciale de base ou formation équivalente
• Expérience dans un secrétariat, à l?accueil, au service clientèle ou dans une fonction administrative comparable
• Très bonnes connaissances orales et écrites de l?allemand
• Maîtrise de Microsoft 365 et des outils numériques
• Manière de travailler soigneuse, structurée et fiable
• Joie du contact avec des personnes de différentes situations de vie et origines culturelles
• Attitude amicale et respectueuse ainsi que capacité à poser des limites claires
• Calme et sang-froid même en cas d?affluence importante, de nombreuses demandes parallèles ou de situations tendues
• Discrétion et sens aigu des responsabilités dans le traitement des données personnelles confidentielles
• La connaissance d?autres langues est un atout
• Une expérience dans le domaine social, de l?asile, de la santé ou de l?administration est bienvenue mais pas obligatoire

Pourquoi nous ? 

• Une fonction polyvalente et responsable avec un contact direct aux personnes
• Un environnement de travail porteur de sens à l?interface entre social, administration et mission publique
• Tâches claires, responsabilités définies et processus de travail structurés
• Une introduction soignée et un soutien par une équipe expérimentée
• Des outils numériques modernes et des voies de décision courtes
• La possibilité de contribuer activement aux processus et de se développer professionnellement
• Une entreprise dynamique avec des perspectives de développement et d?avenir passionnantes