Executive Assistant 100 % | Passionate Together

À propos de l'entreprise
L'entreprise favorise une culture d'innovation et un engagement commun à améliorer la santé et la vie des personnes. Avec une main-d'?uvre mondiale et des activités de recherche, développement et commerciales en Europe, en Amérique du Nord et en Asie, elle se consacre à fournir des médicaments innovants aux patients du monde entier. L'élan se construit rapidement. Le travail avance vite et les priorités évoluent. Les dirigeants fournissent un retour direct et apprécient les personnes qui prennent des initiatives et travaillent de manière autonome. Bien que les attentes soient élevées, il y a un fort esprit d'équipe : les gens se soutiennent mutuellement, mettent leur c?ur dans leur travail et partagent l'excitation de voir leurs efforts faire avancer l'entreprise.

À propos du poste
Votre rôle est de soutenir deux membres du comité exécutif et leurs équipes pour qu'ils donnent le meilleur d'eux-mêmes en filtrant le bruit, en anticipant leurs besoins et en organisant leurs journées de travail chargées du début à la fin. Vous communiquerez avec assurance avec les investisseurs, les parties prenantes externes et les membres du conseil d'administration, apportant clarté, tact et professionnalisme à chaque interaction. Vous appréciez une charge de travail variée, apportez un esprit collégial et êtes fier(e) de faciliter la vie des autres. Il y a beaucoup à faire pour vous engager, et les priorités peuvent changer. Vous trouverez rapidement vos marques si vous restez calme, apprenez vite et adoptez une approche pratique pour accomplir les tâches. Vous assurerez également la relève et le soutien de l'assistant(e) du PDG en cas de besoin. Vous travaillerez en étroite collaboration, partageant des idées, repérant ce qui pourrait autrement être manqué, et construisant un partenariat fiable. Créer cette structure de soutien fiable est une partie importante du rôle ; nous recherchons quelqu'un qui aime cela et apporte une valeur durable à l'équipe.

Vos responsabilités incluront, sans s'y limiter

• Gérer des calendriers complexes, en équilibrant des priorités concurrentes tout en maintenant les plannings alignés avec les besoins de l'entreprise.
• Organiser les déplacements et coordonner la logistique des réunions, en anticipant les besoins et en gérant les changements.
• Préparer des documents d'information, des présentations, des rapports et de la correspondance pour les réunions internes et externes.
• Organiser les réunions de comité et les séminaires de direction, y compris les ordres du jour, les documents, les procès-verbaux et les actions à suivre.
• Soutenir les projets et initiatives transversaux, suivre les échéances et relancer les actions en suspens.
• Servir d'intermédiaire entre les dirigeants et les parties prenantes, assurant une communication claire et des réponses en temps utile.
• Effectuer des recherches, compiler des données et préparer des résumés concis pour soutenir la prise de décision exécutive.
• Aider aux exigences de gouvernance d'entreprise et gérer les informations sensibles avec discrétion.
• Maintenir les fichiers et dossiers numériques bien organisés, et chercher des moyens pratiques d'améliorer les processus administratifs.
• Répondre de manière flexible aux demandes ponctuelles et fournir un soutien là où c'est nécessaire.

À propos de vous | Ce que vous apportez au poste

• Une formation commerciale, idéalement complétée par une qualification supplémentaire en assistance de direction (Direktionsassistenz), un diplôme d'une école hôtelière renommée (EHL, SHL) ou une qualification similaire.
• Au moins six ans d'expérience en tant qu'assistant(e) soutenant la direction (pharmacie/santé ou sciences de la vie).
• Maîtrise écrite et orale de l'anglais ; l'allemand et le français sont un plus. Maîtrise complète de Microsoft Office et des outils de collaboration tels que Zoom, Teams et SharePoint.
• Une approche structurée et organisée et la capacité de communiquer avec assurance avec des personnes à tous les niveaux.
• Le jugement nécessaire pour comprendre ce qu'une tâche exige et la mener à bien avec un minimum de supervision.
• La capacité de bien lire les personnes et les situations, de répondre diplomatiquement et de construire des relations ; vous voyez la situation dans son ensemble et aidez les gens à bien travailler ensemble.

En résumé, nous recherchons quelqu'un qui aime être la personne sur laquelle les autres peuvent compter. Un(e) assistant(e) qui accomplit les tâches, apporte une énergie positive et aime aider l'équipe à réussir.

Pourquoi envisager cette étape dans votre carrière ?
Votre contribution sera remarquée et appréciée. Vous rejoindrez l'entreprise à une étape passionnante de son développement, en travaillant avec des collègues de disciplines diverses qui valorisent vos idées et votre engagement. Le package comprend un salaire compétitif, des prestations de retraite et un bonus basé sur la performance. Si cela vous correspond, nous serions ravis de vous entendre. Veuillez envoyer vos documents de candidature complets, fusionnés chronologiquement en un seul PDF, accompagnés d'une brève note d'introduction indiquant vos attentes salariales et votre date de début, à apply@barnickelfellows.ch. Veuillez mentionner la référence «EA-EC-26».

Les candidats doivent être légalement autorisés à travailler en Suisse, détenir un permis de travail suisse valide ou être citoyens suisses, de l'UE ou de l'AELE. Les candidats sélectionnés seront invités à un premier entretien vidéo, suivi d'une évaluation en ligne.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zurich Suisse