Empfang & Workplace Koordinator:in (80-100% - all identities and backgrounds*) in Zürich

Switch est le partenaire de digitalisation des hautes ecoles suisses et une fondation a but non lucratif. Avec environ 200 collaborateurs, nous developpons des solutions numeriques pour l?enseignement et la recherche et renforcons la souverainete numerique de la Suisse. Notre collaboration repose sur la confiance, la responsabilite individuelle et l?echange professionnel entre differents roles et disciplines. Nous misons sur des solutions durables, des decisions transparentes et une maniere de travailler ou la reflexion et la co-creation sont souhaitees.

Nous recherchons un soutien pour notre equipe de gestion de bureau ! Tu es le c?ur de notre bureau et la premiere personne de contact pour les collaborateurs, clients et invites. Avec ton talent d?organisation, ton sens du service et ta presentation professionnelle, tu assures le bon deroulement du quotidien au bureau et crees une atmosphere accueillante sur notre site.

• Tu accueilles et assistes nos visiteurs avec chaleur et professionnalisme.
• Tu geres le standard telephonique, reponds aux appels et les transmets aux bonnes personnes de contact.
• Tu geres nos boites mail centrales, examines les demandes entrantes, les priorises et assures leur bonne transmission.

• Tu coordonnes les salles de reunion, les espaces communs et le calendrier du bureau.
• Tu assures le bon fonctionnement de notre infrastructure de bureau et coordonnes les sujets tels que la gestion des acces, les cles, les places de parking, les postes de travail ainsi que les prestataires externes.
• Tu es responsable de la gestion du courrier et des envois.
• Tu geres les fournitures de bureau et consommables ainsi que la cafeteria et veilles a ce que tout soit toujours parfaitement equipe.
• Tu soutiens notre site de Lausanne depuis Zurich sur les questions administratives et organisationnelles.

• Tu organises des evenements internes, aperos et team-buildings de la planification au suivi.

• Formation commerciale achevee ou qualification equivalente.
• Tu es une personne chaleureuse, calme et accueillante.
• Orientation service marquee ainsi que fortes competences en communication orale et ecrite.
• Presentation professionnelle et assuree envers les parties prenantes internes et externes.
• Grand talent d?organisation ainsi qu?une maniere de travailler structuree, precise et fiable.
• Travail autonome avec une claire priorisation des taches.
• Grande resistance au stress, flexibilite et esprit pratique.
• Maitrise de Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel et SharePoint) et experience avec macOS.
• Allemand langue maternelle et bonnes connaissances en anglais.

• Tu apprecies le contact personnel et es present·e sur place pendant nos heures de bureau de 08h00 a 17h00.
• Tu agis de maniere orientee service et solution et as une attitude professionnelle.
• Tu penses de maniere interconnectee et comprends les liens transversaux entre les domaines.
• Tu accueilles les changements avec ouverture et apportes tes propres idees pour une amelioration continue.
• Tu assumes des responsabilites et travailles de maniere fiable et autonome.
• Tu apprecies le travail en equipe et communiques de maniere claire et respectueuse.
• Tu traites les informations sensibles avec discretion et confiance.

• Experience a la reception, en gestion de bureau ou workplace management.
• Experience dans l?evenementiel, l?hospitalite ou le secteur des services.
• Experience dans la collaboration avec des prestataires externes.
• Connaissances d?Atlassian Confluence et Jira.
• Connaissances en francais.

• Chez Switch, nous communiquons sur un pied d?egalite, c?est pourquoi il est important pour nous de se tutoyer des le premier contact.
• Nous vivons la collaboration et considerons l?apprentissage tout au long de la vie comme la cle du succes.
• En tant que prestataire de services en digitalisation et innovation, nous faconnons l?environnement des hautes ecoles suisses de demain.
• Chez nous, le bilinguisme est une ADN vecue, les Switchies passent naturellement du allemand a l?anglais au quotidien. Pour que tous atteignent un niveau de langue confortable, nous offrons un soutien et des formations linguistiques.
• Nos bureaux sont situes en centre-ville et facilement accessibles par les transports publics.

Souhaites-tu contribuer a creer un lieu de travail ou collaborateurs et invites se sentent egalement les bienvenus ? Alors nous nous rejouissons de faire ta connaissance. Merci de t?assurer que nous pouvons consulter ton dossier complet des le depart :

• Lettre de motivation : raconte-nous pourquoi tu t?interesses a Switch, ce qui te passionne dans cette offre d?emploi et en quoi tu as deja acquis de l?experience en lien avec ce role.
• Dossier de candidature : CV actuel, tous les certificats de travail et attestations ainsi que les preuves/diplomes de tes formations et perfectionnements.

Jenny t?emmene dans cette video dans les coulisses et t?explique le deroulement de notre processus de candidature :

Switch
People & Culture
Equipe recrutement
Tel. 044 268 15 15

As-tu encore des questions ?
Quelque chose n?est pas clair ou as-tu des questions ? Alors contacte simplement people@switch.ch. Nous sommes heureux de t?accompagner tout au long du processus de candidature ! Plus d?informations sont egalement disponibles sur www.switch.ch.
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*Switch est compose de personnes aux origines et modes de vie tres divers. Nous ne pratiquons aucune discrimination fondee sur l?identite de genre, l?orientation sexuelle, l?ethnicite, la religion, l?age, le handicap, le statut de grossesse ou d?autres differences. Si tu as un handicap, merci de nous faire savoir comment nous pouvons ameliorer le processus de candidature pour toi ; nous sommes heureux de t?aider !

• Merci de noter que nous n?acceptons les candidatures que via notre portail d?emploi. Les candidatures envoyees par e-mail ne peuvent malheureusement pas etre prises en compte.
• Pour ce poste, nous n?acceptons pas les candidatures des agences de recrutement.