Coordinateur.trice de voyages durables

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.

L'EPFL s'engage à réduire l'empreinte environnementale liée notamment aux voyages professionnels et estudiantins. Elle renforce ainsi son approche stratégique en faveur d'un avenir durable, grâce à la mise en œuvre de Directives sur les voyages durables.

En tant que coordinateur.trice de voyages, vous soutenez la politique institutionnelle en matière de voyages professionnels et estudiantins. Vous assurez le lien avec les prestataires externes, et coordonnez les outils numériques et dispositifs contractuels en place. Vous œuvrez pour une mobilité efficace, durable et conforme aux besoins de l'Ecole.

Gestion opérationnelle

• Coordination institutionnelle avec l'agence de voyages partenaire (contrat, suivi, qualité, AOP).
• Remédiation des cas d'insatisfaction des offres faites par l'agence de voyage.
• Supervision de l'outil de réservation (OBT) : accompagnement et guides utilisateurs, formations.

• Coordination des Directives relatives à l'organisation de voyages professionnels et estudiantins responsables et de leur mise à jour.

• Supervision des activités suivantes de soutien administratif (réalisées au sein de la VPH au moment de la publication) :

1. 1. Suivi de l'application des procédures pour les déplacements inter-campus (personnel et étudiant-es).
   2. Suivi des procédures de subventionnement de transports publics à l'intention de la communauté (Webshop CFF, abonnements communautaires, AG, demi-tarif et titres de transport pour les trains internationaux).

Suivi budgétaire & analyse

• Élaboration du budget en lien avec les prestataires et suivi des dépenses.
• Collaboration avec la Durabilité EPFL pour la remontée des données nécessaires au calcul de l'empreinte environnementale des voyages professionnels et estudiantins.
• Collaboration avec le service des achats pour le suivi des contrats avec les divers prestataires externes.
• Collaboration avec le service financier pour l'analyse des frais liés aux voyages professionnels et estudiantins.

Communication et accompagnement

• Communication interne sur les outils, directives, formations.
• Réalisation d'enquêtes ponctuelles sur les prestations voyages EPFL et communication interne et externe des résultats
• Soutien et accompagnement des services en charge des prestataires de voyages pour garantir le respect des directives environnementales.
• Appui aux utilisateurs : support, conseil et accompagnement sur les pratiques de voyage.
• Coordonner et mettre en œuvre les missions de la Commission voyage, et notamment les aspects liés à la sécurité en partenariat avec le Domaine Sécurité et Exploitation.
• Représentation de l'EPFL au sein de réseaux et groupes de travail externes dédiés aux voyages et à la mobilité durable, avec préparation des documents et participation aux séances (p. ex. Swiss Network for Sustainable Academic Travel)

• Diplôme de niveau HES ou universitaire en gestion, logistique, tourisme, ou équivalent.
• Expérience confirmée (5 ans minimum) en gestion de voyages professionnels, mobilité institutionnelle ou coordination prestataires.
• Aisance avec les systèmes d'information, par exemple des outils de réservation en ligne et systèmes de gestion des dépenses.
• Connaissance des enjeux environnementaux liés aux déplacements professionnels.
• Bonne connaissance du milieu académique et de son fonctionnement.
• Bonnes capacités d'analyse de données.
• Aisance dans la rédaction de documents stratégiques, le pilotage de projets transversaux, et la communication.
• Autonomie, sens du service, capacité à fédérer, et grande rigueur.
• Maîtrise du français et de l'anglais ; l'allemand est un atout.

Un environnement de travail multidisciplinaire dans une école de renommée internationale.

Un cadre de travail flexible au sein d'une équipe dynamique.

Une collaboration étroite avec des équipes engagées et pluridisciplinaires.

Date d'entrée en fonction : 1er janvier 2027 ou à convenir

Taux d'occupation : 80%

Type de contrat : CDI

Délais de postulation : 22 octobre 2026