Fachperson Kanzleidienste mit Buchhaltungskenntnissen und Stellvertretung der Abteilungsleitung 80 %

Rejoignez la Kantonale Verwaltung Zug en tant que Fachperson Kanzleidienste. Un environnement de travail moderne et dynamique vous attend.

Tâches

• Gérer l'émission de certificats et d'apostilles pour les clients.

• Assurer le service clientèle multilingue et répondre aux demandes.

• Participer à l'organisation des élections et à la comptabilité.

Compétences

• Diplôme commercial et 5 ans d'expérience en gestion ou finances.

• Excellentes compétences en communication et service client.

• Maîtrise des outils MS Office, notamment Excel.

Ihre neue Herausforderung als

Ihre Aufgaben

• Ausstellen von Beglaubigungen und Apostillen am Schalter sowie auf dem Postweg inkl. Journal- und Statistikführung

• Bedienen der mehrsprachigen Kundschaft

• Mitwirkung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Wahlen und Abstimmungen

• Stellvertretung der Abteilungsleitung und Direktionsrechnungsführung

• Verbuchen von Kreditorenrechnungen

• Bearbeitung von Debitorenrechnungen

• Mitarbeit bei Budget und Jahresabschluss

• Führen der Kasse inkl. Tagesabschluss

• Publizieren von Meldungen im Amtsblatt

• Erledigen von telefonischen und schriftlichen Anfragen aus den Bereichen Amtsblatt, Beglaubigungs- und Rechnungswesen sowie Wahlen und Abstimmungen

• Verkauf von Drucksachen

• Erledigen diverser administrativer Aufgaben und Übernahme von Stellvertretungen innerhalb des Teams nach Absprache

Ihr Profil

• Kaufmännische Grundausbildung und eine abgeschlossene höhere Ausbildung in Betriebsökonomie, Public Management oder eine ähnliche Weiterbildung

• Ausgewiesene mindestens fünfjährige Facherfahrung, Führungserfahrung von Vorteil

• Verständnis und Interesse für politische, rechtliche und ökonomische Zusammenhänge

• Buchhaltungskenntnisse mindestens auf Niveau Sachbearbeitung Rechnungswesen

• Sehr gute Umgangsformen, sicheres, freundliches und gepflegtes Auftreten

• Exakte, speditive und selbständige Arbeitsweise mit sehr hoher Kunden- und Serviceorientierung

• Schnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit Ruhe in hektischen Zeiten zu bewahren

• Sehr gute Anwenderkenntnisse der MS-Office-Produkte (z. B. Excel)

• Bereitschaft und Fähigkeit Neues zu lernen

• Verschwiegenheit, Konzentrationsfähigkeit und Einsatzbereitschaft (z. B. Sonntagseinsätze)

• Verantwortungsbewusste, teamfähige, zuverlässige, belastbare, kundenorientierte und durchsetzungsstarke Persönlichkeit

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse, weitere Sprachen von Vorteil

Unser Angebot

Es erwartet Sie eine anspruchsvolle, vielseitige und verantwortungsvolle Aufgabe mit viel Kundenkontakt an einem modernen Arbeitsplatz an zentraler Lage direkt am See in der wunder-schönen Stadt Zug. Das kleine Team von drei Teilzeit-Sachbearbeiterinnen ist kollegial, hilfsbereit und humorvoll. Sie werden on the job eingearbeitet. Wir bieten unter Berücksichtigung der Schalteröffnungszeiten und der Stellvertretungsfunktion in der Regel feste Arbeitstage und -zeiten. Der Kanton Zug bietet gute Anstellungsbedingungen und eine der Verantwortung entsprechende Entlöhnung.

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung via Bewerbungslink.

Für weitere Auskünfte steht Ihnen Ronald Iff, Abteilungsleiter, gerne telefonisch unter 041 594 22 12 zur Verfügung.

Ihr Arbeitsumfeld

Der Kunden- und Schalterdienst ist im Amt Kanzlei angesiedelt. Die Kanzlei ist die Stabsstelle des Kantonsrats und des Regierungsrats. Sie koordiniert und unterstützt die Verwaltung in Rechts- und Verfahrensfragen. Sie betreibt die Fachstelle Öffentlichkeitsprinzip, die Telefon- und Büromaterialzentrale sowie das Ausweisbüro des Kantons Zug und ist zuständig für die operative Durchführung von Abstimmungen und Wahlen. Sie stellt Apostillen und Beglaubigungen aus und hat die Prozessverantwortung für das Kommunikationskonzept der Verwaltung des Kantons Zug.

Weitere offene Stellen auf: www.zg.ch/stellen