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Points cles : Gestion des tickets · Planification des interventions · Controle qualite · service d?astreinte telephonique de premier niveau · administration du personnel et traitement des salaires

L?objectif de cette fonction est d?assurer le bon deroulement et l?efficacite de toutes les commandes et demandes via ServiceChannel. Cela inclut la saisie et la priorisation des tickets, la coordination des interventions ainsi que le controle de l?execution correcte des commandes et de leur documentation.

En outre, la fonction est responsable de l?administration du personnel et des processus administratifs de l?equipe assignee. Cela comprend notamment la gestion des dossiers du personnel, la creation et la gestion des contrats de travail, le controle des heures de travail ainsi que la preparation et le traitement des donnees salariales. Les taches correspondent en grande partie a celles d?une assistante de site chez notre client.

Langues : Allemand, francais et italien obligatoires ; connaissances en anglais pour le reporting souhaitees ou selon les exigences de l?entreprise.

. TACHES ET RESPONSABILITES

. Coordination operationnelle et gestion des tickets

• Saisie et qualification de tous les tickets dans ServiceChannel en tenant compte du site, de l?installation ou de l?objet concerne et du niveau de priorite P1?P7.
• Attribution rapide des commandes a la zone d?intervention competente et garantie d?une planification efficace des interventions.
• Controle de la cloture correcte des tickets sur la base des informations et preuves requises, notamment heures de travail, photos, justificatifs de materiel et signatures.
• Assurance du service d?astreinte telephonique de premier niveau en dehors des heures de travail regulieres selon le planning d?intervention.
• Support aux responsables de succursales dans la langue respective.
• Escalade immediate des pannes P1 avec risque ou depassement de delai avere ainsi que des reserves ou problemes pertinents aupres du directeur de compte.
• Preparation de la facturation mensuelle sur la base des tickets entierement documentes et clotures.
• Gestion des offres, des approbations, des cles et des autorisations d?acces.

. Administration et gestion du personnel

• Ouverture, creation et mise a jour continue des dossiers administratifs et electroniques du personnel pour les nouveaux employes, techniciens et personnel repris.
• Surveillance de la completude et de la validite des permis de travail, documents du personnel et autres documents requis.
• Redaction, verification et gestion des contrats de travail et avenants conformement aux dispositions legales en vigueur et a la convention collective de travail (CCT) applicable au secteur du nettoyage.
• Assurance des declarations et demarches administratives necessaires en lien avec l?AVS, les permis de travail et la retenue a la source en collaboration avec les services internes et autorites competentes.
• Organisation et accompagnement administratif de l?entree des nouveaux collaborateurs.
• Respect des delais pertinents et des processus RH internes.

. Controle du temps de travail et traitement des salaires

• Controle mensuel des heures de travail enregistrees par succursale et par employe.
• Verification et harmonisation des enregistrements de temps, plannings d?intervention, temps d?astreinte et interventions hivernales.
• Comparaison des heures effectivement travaillees avec les temps prevus et clarification des ecarts eventuels.
• Saisie et controle des donnees salariales fixes et variables ainsi que preparation et traitement de la paie mensuelle dans le systeme prevu.
• Realisation des controles de plausibilite et de completude mensuels avant la validation de la paie.
• Coordination avec les caisses de compensation, assurances et autres instances competentes en collaboration avec le service du personnel.
• Gestion administrative des absences et cas de securite sociale, notamment maladie, accident, maternite et conges.
• Elaboration et mise a jour des analyses RH, indicateurs et rapports du personnel.

. CRITERES DE SUCCES ET EVALUATION DE LA PERFORMANCE

Gestion des tickets et coordination des interventions

• 100 % des tickets entrants qualifies et attribues a la zone competente dans l?heure.
• Traitement des pannes P1 dans les 15 minutes ou transmission selon le processus d?escalade.
• Aucune cloture de ticket sans documentation complete et tracable.

Administration du personnel

• Dossiers du personnel complets avant le premier jour de travail.
• Contrats de travail signes avant la prise de poste.
• Aucun permis de travail expire du a des delais administratifs manques.

Controle du temps de travail et traitement des salaires

• Verification et validation des donnees de temps dans les delais selon le calendrier interne de paie.
• Traitement ponctuel des donnees salariales et realisation fiable des controles prevus.
• Evitement des corrections salariales ulterieures dues a des erreurs administratives de saisie ou de controle.

Facturation

• Preparation ponctuelle de la facturation mensuelle.
• Documentation complete et tracable des prestations facturees.
• Evitement des litiges de facturation dus a des donnees de tickets incompletes ou erronees.

. PROFIL REQUIS

Formation et experience professionnelle

• Formation commerciale achevee avec certificat federal de capacite (CFC) ou qualification equivalente.
• Au moins deux ans d?experience professionnelle en administration du personnel, notamment dans la gestion des dossiers du personnel, l?administration des contrats et le traitement des salaires.
• Experience en comptabilite ou facturation.
• Experience en coordination operationnelle, planification des interventions ou back-office dans une entreprise de facility management ou de services operant sur plusieurs sites est un atout.

Competences linguistiques

• Tres bonnes connaissances en allemand, francais et italien.
• Niveau C1 dans deux des trois langues et au moins B2 dans la troisieme.
• Connaissances en anglais pour le reporting et la communication interne selon les exigences de l?entreprise.

Competences techniques et informatiques

• Bonne connaissance du droit du travail suisse ainsi que de la convention collective de travail (CCT) applicable au secteur du nettoyage.
• Experience avec des systemes CAFM/CMMS ou solutions numeriques de gestion des tickets, idealement ServiceChannel.
• Tres bonnes competences utilisateur en Microsoft Office.
• Experience avec des systemes ERP et logiciels de traitement des salaires.
• Comprehension des processus administratifs, des delais et des exigences pour une documentation correcte du personnel.

Competences personnelles

• Methode de travail structuree, autonome et fiable.
• Grand sens de la precision, discretion et sens des responsabilites.
• Excellentes capacites d?organisation et de communication.
• Resistance au stress et calme meme en cas de forte charge de travail et de pannes critiques.
• Attitude orientee service envers les responsables de succursales, les collaborateurs et les parties prenantes internes.
• Disponibilite pour assurer un service d?astreinte telephonique de premier niveau en rotation.