Office Manager / Assistenz Portfolio Management
Description du poste
Die
GFO Portfolio Management & Consulting AG
ist eine unabhängige Schweizer Vermögensverwaltung mit Sitz in Zürich. Seit der Gründung im Jahr 1998 wird das Unternehmen von der Gründerin persönlich geführt. Als FINMA-lizenzierter Vermögensverwalter (seit Januar 2023) spezialisieren wir uns auf diskretionäre Mandate und entwickeln massgeschneiderte Anlagelösungen für unsere anspruchsvolle Kundschaft.
Unser kleines, engagiertes Team mit vier Mitarbeitenden ist in einem Umfeld mit flachen Hierarchien und direkter Kommunikation tätig – geprägt von hoher Professionalität und individueller Verantwortung.
Wen wir suchen
Fühlen Sie sich in der Welt der Finanzintermediäre sowie im Umgang mit Very High Net Worth und Ultra High Net Worth Individuals zuhause? Sind Sie vielseitig, engagiert und bereit, Verantwortung in einem spezialisierten Umfeld zu übernehmen?
Per sofort oder nach Vereinbarung suchen wir ein(e)
Office Manager / Assistenz Portfolio Management (50 – 70%)
welche mit Begeisterung, Engagement und organisatorischem Flair die GFO Portfolio Management & Consulting AG und ihre Mitarbeitenden im Daily Business tatkräftig unterstützt.
Die Stelle richtet sich an erfahrene Fachpersonen, die bewusst eine verantwortungsvolle Teilzeitfunktion in einem spezialisierten Umfeld suchen.
Ihre Aufgaben
Office Management:
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Verwaltung von Büromaterialien, Bestellungen etc.
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Überwachung und Verwaltung von Verträgen
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Bearbeitung von Korrespondenz, E-Mails und Telefonaten
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Empfang von Kunden und anderem Besuch
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Administrative Aufgaben (Datenverwaltung, Archivierung, Digitalisierung usw.)
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Terminkoordination
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Organisation von Meetings und Konferenzen
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Koordination mit externen Dienstleistern (IT, Reinigung, Wartung etc.)
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Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Berichten
Assistenz Portfolio Manager / Relationship Manager:
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Vorbereitung und Nachbearbeitung von Kundenterminen (inkl. Unterlagen, Protokolle)
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Pflege und Aktualisierung der Kundendatenbank (CRM-System)
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Unterstützung bei der Kontoeröffnung und -führung in Zusammenarbeit mit Depotbanken
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Unterstützung bei Zahlungsaufträgen für Kunden, inkl. ggf. Zugang und Nutzung der entsprechenden E-Banking-Plattformen
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Mitarbeit bei der Erstellung von monatlichen Reportings
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Bearbeitung diverser Kundenanfragen
Das bringen Sie mit
Fundierte Erfahrung im Finanzsektor, idealerweise bei Banken oder anderen Finanzintermediären
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Verständnis für Anlageprozesse und Investmentthemen
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Fundiertes kaufmännisches Fachwissen und administrative Sicherheit
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Kenntnisse der regulatorischen Rahmenbedingungen in der Schweiz (z. B. FIDLEG, FINIG)
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Versierter Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Word und Outlook
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Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit
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Organisationstalent sowie strukturiertes und effizientes Zeitmanagement
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Hohes Verantwortungsbewusstsein und unternehmerisches Denken
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Präzises, umsichtiges und sorgfältiges Arbeiten
Darauf können Sie sich freuen
Bei der GFO Portfolio Management & Consulting AG erwartet Sie ein vielseitiges und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld in einem kleinen, spezialisierten Umfeld. Sie arbeiten eng mit der Gründerin sowie einem erfahrenen Team zusammen und sind eine zentrale Ansprechperson für administrative und organisatorische Themen. Die Zusammenarbeit ist geprägt von Vertrauen, Diskretion und kurzen Entscheidungswegen. Wir legen grossen Wert auf Eigenverantwortung, eine strukturierte Arbeitsweise und ein gutes Gespür für die Abläufe im Hintergrund eines anspruchsvollen Kundenumfelds. In dieser Rolle leisten Sie einen wesentlichen Beitrag zum reibungslosen Tagesgeschäft und zur nachhaltigen Weiterentwicklung unseres Unternehmens.
Interessiert?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie uns Ihren Lebenslauf sowie ein
maximal einseitiges Dokument (A4)
, das anhand konkreter früherer Aufgaben zeigt, wie Sie zu unserem Anforderungsprofil passen. Diskretion und Vertraulichkeit sind für uns selbstverständlich.
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