Votre mission consistera à assister le secrétaire général dans son activité quotidienne, en apportant un soutien administratif, organisationnel et opérationnel de haut niveau. Pour ce faire, vous assumerez en particulier les responsabilités suivantes :
- Gérer de manière autonome et proactive le courrier et la correspondance électronique du secrétaire général (prise de connaissance, identification des enjeux et urgences, accusé de réception, transmission pour traitement, préparation de projets de réponse notamment) ;
- Gérer de manière autonome et proactive l’agenda et la ligne téléphonique du secrétaire général ;
- Assurer de manière autonome et proactive le suivi et la surveillance des échéances des activités du secrétaire général et faire avec lui des points réguliers à cet effet ;
- Planifier et préparer les séances et les entretiens, y compris la documentation utile ; assurer le suivi des actions et décisions qui en découlent ;
- Garantir de manière autonome une circulation de l’information fluide et une collaboration de qualité avec la chancellerie et les autres services du secrétariat général, les directions de support et le secrétariat des directions de support, des présidences et des directions des juridictions, ainsi qu’avec les assistantes des conseillères et conseillers d’Etat, la Chancellerie d’Etat, les secrétariats généraux de l’administration cantonale et du Grand Conseil et les autres partenaires du Pouvoir judiciaire (direction générale du projet Justitia 4.0, service du protocole de l’Etat, conférence latine des secrétaires généraux des ordres judiciaires, secrétariat général du Tribunal fédéral et de services ou offices de l’administration fédérale, secrétariat général de l’Ordre des avocats par exemple) ;
- Assurer avec constance une gestion documentaire rigoureuse pour favoriser une activité efficiente ; procéder au contrôle qualité de la documentation sortante ;
- Garantir un accueil de qualité aux interlocutrices et interlocuteurs internes et externes du secrétaire général ;
- Assister administrativement le secrétaire général dans la gestion de ses collaboratrices et collaborateurs directs (fixation et suivi des entretiens d’évaluation, préparation des formulaires, accompagnement administratif des recrutements en collaboration avec la direction des ressources humaines, gestion administrative des absences notamment) ;
- Contribuer à la préparation du calendrier institutionnel annuel en collaboration avec la chancellerie du secrétariat général, en planifiant les séances des organes de gouvernance et de direction, les séances bilatérales avec les collaboratrices et collaborateurs directs et les rencontres régulières avec les partenaires externes.
Vous êtes au bénéfice d'une maturité professionnelle commerciale ou d'un diplôme supérieur (par exemple: Bachelor ou HEG) ou d'une autre formation jugée équivalente, complétée par 5 ans d'expérience utiles au poste, à proximité d’une direction générale.
Compétences clés :
- Organisation, autonomie et rigueur
- Sens aigu de l’anticipation, proactivité, priorisation
- Réactivité et facilité à gérer les imprévus
- Entregent, courtoisie, diplomatie et aisance dans les relations avec des interlocutrices et interlocuteurs exigeants
- Discrétion et réserve
- Sens du service au public interne et externe
- Esprit de synthèse
Compétences spécifiques :
Vous possédez une excellente connaissance des enjeux, des processus et des procédures administratives du secrétariat d’une direction générale ou d’un organe de gouvernance. Vous maîtrisez la suite bureautique et les outils collaboratifs (MS Office). Vous avez une excellente maîtrise de la langue française. Vous bénéficiez d’une aisance rédactionnelle, notamment dans la prise de notes.
Sont un plus : de bonnes connaissances de l’allemand, de l’anglais et des institutions cantonales et fédérales.
Un environnement dynamique et porteur de sens, en charge d’une mission passionnante et essentielle pour la collectivité publique. Des prestations sociales de qualité. Des offres de formations continues.
Un extrait du casier judiciaire et une attestation du registre des poursuites et des faillites seront systématiquement requis à la fin du processus de recrutement.
Veuillez postuler en ligne via le site de l'Etat de Genève suivant : Assistante ou assistant du secrétaire général | ge.ch
Il ne sera répondu qu'aux dossiers complets et répondant aux critères formulés dans l'annonce.
En fin de procédure, tous les dossiers des candidatures non retenues seront détruits.
Lieu de travail 
