Secrétaire à 50%

AUTJ165

Secrétariat général des Autorités judiciaires
La mission première des autorités judiciaires est d'appliquer la loi et de rendre la justice civile, pénale et administrative de manière indépendante et impartiale, avec dignité, rigueur et diligence. Elles représentent le troisième pouvoir (le pouvoir judiciaire) aux côtés du pouvoir législatif (Grand Conseil) et du pouvoir exécutif (Conseil d'État).
Le secrétariat général, auquel vous êtes rattaché-e, joue un rôle central dans l'organisation des autorités judiciaires. Il a pour mission d'apporter son soutien et son expertise aux organes de gouvernance et assume la direction administrative des autorités judiciaires.

Vos missions
Votre fonction consiste à traiter l'ensemble des activités administratives découlant des missions confiées au secrétariat général. Responsable de la gestion du courrier, du suivi des demandes reçues sur la boîte aux lettres générique et de la réception des appels téléphoniques, vous en assurez personnellement le traitement ou redirigez vos interlocuteurs-trices vers les partenaires compétents.
Vous assurez par ailleurs via le système SAP, le traitement comptable des factures et autres pièces comptables des autorités judiciaires, en veillant notamment à leur validation par la personne ayant engagé les frais, puis en procédant à leur comptabilisation avec les imputations concernées. Vous assistez également la responsable financière dans certaines activités liées au bouclement des comptes mensuels et annuels et êtes la/le premier-ère interlocuteur-trice des partenaires tant internes qu'externes pour toutes les questions d'ordre comptable.
Enfin, vous assistez le secrétariat général ainsi que la commission administrative des autorités judiciaires, en exécutant des tâches usuelles de secrétariat (établissement de courriers, tenue de statistiques, soutien à l'organisation de séances et d'évènements, etc.). Vous participez également à assurer la mise à jour des informations en lien avec les activités du secrétariat général publiées sur le site des autorités judiciaires.
Intégrant une petite structure au sein de laquelle l'interdépendance et la polyvalence sont essentielles, vous apportez également, lorsque nécessaire, votre soutien aux activités du secteur RH du secrétariat général.

Votre profil
Titulaire d'un CFC d'employé-e de commerce ou d'un titre jugé équivalent, vous bénéficiez d'une expérience professionnelle préalable utile au poste, réalisée idéalement au sein d'une administration ou d'une étude d'avocat-e-s. À l'aise dans un environnement soutenu, avec des sollicitations nombreuses et variées, vous savez faire preuve d'organisation et de calme pour y répondre efficacement.
Rigoureux-se, vous avez développé des techniques organisationnelles afin de réaliser vos activités dans la qualité attendue et le respect des délais. Vous démontrez par ailleurs une affinité prononcée pour les chiffres ; un bagage en comptabilité constitue un atout.
Apprécié-e pour votre esprit d'équipe et votre sens aigu de la loyauté, vous êtes également reconnu-e pour votre engagement et votre grande discrétion. Capable de vous former seul-e, grâce à la mise à disposition de marches à suivre, vous êtes rapidement autonome. Face à des situations de surcharge au sein de votre équipe, vous savez prioriser vos tâches pour venir en soutien à vos collègues.
Une excellente maîtrise du français et des outils informatiques usuels, notamment la suite Office est requise. La connaissance d'un ERP, en particulier SAP, constitue un atout.

En raison de la charge de travail associée aux projets des autorités judiciaires, cette fonction requiert une certaine flexibilité concernant le taux d'activité, susceptible d'être porté à 60 % selon les périodes. Enfin, ce poste nécessite d'être en possession d'un casier judiciaire et d'un relevé de poursuites vierges.

• Une activité variée au sein d'une organisation en constante évolution.
• Des conditions de travail flexibles dans un environnement inclusif et équitable.
• Des prestations sociales de qualité et des possibilités de formation étendues.