Assistant de direction et assistant de bureau (f/m/d)

Vos prospects chez nous

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Il n’y a pas deux jours identiques. En tant qu'assistant (h/f/d), vous êtes le premier interlocuteur pour les préoccupations internes et externes et soutenez notre direction dans les affaires quotidiennes. Vous coordonnez et organisez les réunions de manière fiable et discrète - de la coordination des rendez-vous à la préparation et au suivi jusqu'à la gestion professionnelle des boîtes aux lettres. En tant qu'interface fiable, vous hiérarchisez les tâches de manière proactive, gardez une vue d'ensemble même dans un environnement dynamique et garantissez le bon déroulement des processus. •

Grandissez ensemble. Grâce à une coopération étroite avec la direction et aux divers sujets que vous gérez de manière indépendante, vous obtiendrez des informations passionnantes sur le développement stratégique de notre entreprise. En tant que talent organisationnel, vous gardez les rênes : vous gérez la mémoire des sujets, préparez les présentations de manière indépendante - du premier ordre du jour au document final - et travaillez en étroite collaboration avec des partenaires commerciaux des ressources humaines, des finances et du marketing. Vous mettrez également en œuvre vos propres mesures stratégiques et coordonnerez le plan annuel de toutes les initiatives internes. La préparation des documents pour les réunions stratégiques complète votre domaine de responsabilité. •

Gestion du bureau de A à Z. Dans ce rôle varié à la réception, vous veillerez à ce que notre bureau soit un lieu de rencontre accueillant et professionnel. Vous assurez l'équipement nécessaire, veillez à une infrastructure fonctionnelle et coordonnez les prestataires de services externes tels que le Facilities Management, le Circle Community ou le service aéroportuaire. Votre contribution à notre équipe

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Bonjour joueur d'équipe :

Une coopération amicale et un haut niveau d’orientation vers le service sont tout aussi importants pour vous que pour nous. Vous appréciez le défi partagé. Et enfin et surtout : nous avons le sens de l'humour, n'est-ce pas ? •

Vos compétences :

Grâce à vos solides compétences en communication et à votre expérience en gestion de bureau, vous maîtrisez habilement la vie professionnelle quotidienne. Ce qui vous distingue, c'est votre engagement, votre façon de travailler indépendante et structurée et votre sens de l'organisation. Vous gardez le sang-froid nécessaire dans des situations mouvementées. Une très bonne connaissance de l’allemand et de l’anglais est tout aussi naturelle pour vous qu’une très bonne connaissance de PowerPoint/Excel. •

Votre parcours professionnel :

Vous avez suivi avec succès une formation commerciale. Vous possédez également au moins 8 à 10 ans d'expérience dans l'assistance et/ou le soutien à des gestionnaires dans le domaine des services professionnels. Les meilleures conditions pour démarrer avec nous.

Titre original : Assistenz der Geschäftsführung und Office Assistant (w/m/d)

Deine Perspektiven bei uns

• Kein Tag wie der andere. Als Assistenz (m/w/d) bist du die erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen und hältst unserer Geschäftsführung im Tagesgeschäft den Rücken frei. Zuverlässig und diskret koordinierst und organisierst du Meetings – von der Terminkoordination über die Vor- und Nachbereitung bis hin zur professionellen Betreuung der Mailbox. Als vertrauensvolle Schnittstelle priorisierst du Aufgaben vorausschauend, behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und sorgst für reibungslose Abläufe.
• Gemeinsam wachsen. Durch die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und die vielfältigen Themen, die du eigenverantwortlich steuerst, erhältst du spannende Einblicke in die strategische Weiterentwicklung unseres Unternehmens. Als Organisationstalent behältst du die Fäden in der Hand: Du verwaltest den Themenspeicher, bereitest eigenständig Präsentationen vor – von der ersten Agenda bis zum finalen Dokument – und arbeitest dabei eng mit den Business Partnern aus HR, Finance und Marketing zusammen. Zudem setzt du eigene strategische Massnahmen um und koordinierst den Jahresplan für alle internen Initiativen. Die Aufbereitung von Unterlagen für Strategiemeetings rundet deinen Aufgabenbereich ab.
• Office Management von A bis Z. In dieser abwechslungsreichen Rolle an der Rezeption sorgst du dafür, dass unser Office eine einladende und professionelle Begegnungszone ist. Du stellst die benötigte Ausstattung sicher, kümmerst dich um eine funktionierende Infrastruktur und koordinierst externe Dienstleister wie das Facility Management, die Circle Community oder den Flughafenservice.

Dein Beitrag zu unserem Team

• Hallo Teamplayer: Freundschaftliche Zusammenarbeit sowie eine hohe Dienstleistungsorientierung sind dir genauso wichtig wie uns. Du hast Spass an der gemeinsamen Herausforderung. Und last but not least: Wir haben Humor - du auch?
• Deine Kompetenzen: Mit deiner Kommunikationsstärke und deinen Erfahrungen im Office Management meisterst du den Arbeitsalltag gekonnt. Dich zeichnen dein Engagement, deine selbständige und strukturierte Arbeitsweise sowie dein Organisationsvermögen aus. In hektischen Situationen bewahrst du die nötige Gelassenheit. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind für dich ebenso selbstverständlich wie sehr gute PowerPoint/ Excel Kenntnisse.
• Dein fachlicher Hintergrund: Du hast eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen. Zudem hast du mind. 8-10 Jahre Erfahrungen in der Assistenz und/oder der Unterstützung von Führungspersonen im Professional Services Bereich. Beste Voraussetzungen, um gemeinsam mit uns durchzustarten.