Persönliche Assistenz / Executive Assistant (20–40 %)

Persönliche Assistenz / Executive Assistant (20–40 %)

Arbeitsort Rothenburg LU / grösstenteils Homeoffice möglich

Für die Unterstützung meiner vielseitigen beruflichen und privaten Tätigkeiten suche ich eine engagierte, zuverlässige und organisationsstarke Persönlichkeit als persönliche Assistenz.

Ich führe drei Arztpraxen sowie weitere unternehmerische Projekte. Aufgrund der Vielfalt der Aufgaben suche ich eine Person, die Freude daran hat, komplexe Abläufe zu koordinieren, Prioritäten zu setzen und Verantwortung zu übernehmen.

Diese Stelle eignet sich besonders für Menschen mit ausgeprägtem Organisationstalent, hoher Eigeninitiative und Freude daran, andere Menschen durch vorausschauendes Handeln wirkungsvoll zu entlasten.

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen mich sowohl in geschäftlichen als auch in ausgewählten privaten Angelegenheiten und sorgen dafür, dass Projekte, Termine und organisatorische Aufgaben effizient koordiniert werden.

Zu Ihren Tätigkeiten gehören unter anderem:

• Organisation und Koordination von geschäftlichen und privaten Terminen
• Priorisierung, Vorselektion und Bearbeitung von E-Mails
• Planung und Organisation von Geschäfts- und Privatreisen (Kongresse, Vorträge, Fortbildungen und private Reisen)
• Projektkoordination und administrative Begleitung laufender Projekte
• Recherchearbeiten zu unterschiedlichsten Themen
• Kontaktpflege mit Geschäftspartnern, Behörden und Institutionen
• Zusammenarbeit mit Rechtsanwälten, Treuhändern, IT-Dienstleistern, Webdesignern und weiteren externen Partnern
• Unterstützung bei Vertragsentwürfen sowie Verwaltung von Verträgen und Fristen
• Organisation von Veranstaltungen, Vorträgen, Workshops und Fortbildungen
• Mitarbeit bei Webseiteninhalten und Newslettern in Zusammenarbeit mit einer Mitarbeiterin sowie Marketing- und Öffentlichkeitsarbeit
• Unterstützung bei LinkedIn-, Instagram- und weiteren Social-Media-Aktivitäten in Zusammenarbeit mit einer Mitarbeiterin
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung im Tagesgeschäft

Ihr Profil

Sie arbeiten gerne selbstständig, behalten auch in hektischen Situationen den Überblick und schätzen eine Tätigkeit mit grosser thematischer Vielfalt.

Idealerweise bringen Sie mit:

• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an vielseitigen Aufgaben und neuen Themengebieten
• Belastbarkeit und die Fähigkeit, Prioritäten sinnvoll zu setzen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse von Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Erfahrung mit LinkedIn, Instagram, Canva oder Wix von Vorteil
• Bereitschaft, sich in neue digitale Werkzeuge und Aufgabenbereiche einzuarbeiten
• Erfahrung als Assistenz, Direktionsassistenz, Praxismanagerin oder in einer vergleichbaren Funktion ist willkommen, aber nicht Voraussetzung
• Führerausweis Kategorie B von Vorteil

Was Sie erwartet

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber
• Ein spannendes Umfeld an der Schnittstelle von Medizin, Unternehmertum, Wissenschaft und Innovation
• Hohe Flexibilität mit grösstenteils freier Zeiteinteilung
• Überwiegend Homeoffice möglich
• Ein fester Präsenztag pro Woche in Rothenburg erwünscht
• Kurze Entscheidungswege und viel Gestaltungsspielraum
• Coaching bei neuen Betätigungsfeldern
• Die Möglichkeit, sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln

Rahmenbedingungen

• Pensum: 20–40 %, bevorzugt 40 % vorerst
• Arbeitsort: Rothenburg LU mit überwiegender Homeoffice-Möglichkeit
• Stellenantritt: ab 1. Juli 2026 oder nach Vereinbarung

Bei entsprechender Eignung und Interesse besteht die Möglichkeit, zusätzliche Verantwortung in den Bereichen Administration, Projektkoordination und Unternehmensentwicklung zu übernehmen.

Wenn Sie Freude daran haben, Verantwortung zu übernehmen, den Überblick zu behalten und in einem vielseitigen Umfeld mitzuwirken, freue ich mich auf Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben.