Hotel Operations Administrative Coordinator (w/m/d) - Dienstsitz: Berlin, Hamburg, Deutscher Telearbeitsvertrag oder Zug (Schweiz)

Vielseitigkeit ist Ihr großes Talent – und Sie wünschen sich dies auch von Ihrem Job?

Als Hotel Operations Administrative Coordinator (w/m/d) bei sea chefs erwartet Sie nicht nur ein abwechslungsreicher Aufgabenbereich – Sie tauchen auch (wieder) ein in die faszinierende Welt der Kreuzfahrt ein. 

In dieser Position unterstützen Sie den Vice President Hotel Operations Mein Schiff Fleet unmittelbar bei sämtlichen organisatorischen, administrativen und koordinativen Aufgaben und fungieren als zentrale Schnittstelle zwischen den Hotel Operations Teams an Bord, den Fachbereichen an Land sowie externen Ansprechpartnern.

Ihre Aufgaben im Überblick:

• Organisatorische und administrative Unterstützung des Vice President Hotel Operations Mein Schiff Fleet im operativen Tagesgeschäft
• Organisation, Priorisierung und Koordination des Kalenders sowie Terminmanagement
• Planung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings einschließlich Protokollführung und Nachverfolgung von Maßnahmen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Reports, Statistiken und Entscheidungsvorlagen
• Koordination und Begleitung des Onboardings neuer Traveller sowie Vorbereitung und Durchführung von Pre-Departure- und Pre-Embarkation-Briefings für Führungskräfte an Bord
• Enge Zusammenarbeit mit den Fachbereichen an Land sowie den Hotel Operations Teams an Bord
• Unterstützung und Koordination bereichsübergreifender Projekte sowie Mitwirkung bei der Einführung neuer digitaler Anwendungen und Prozesse
• Organisation von Dienstreisen einschließlich Reiseplanung und Reisekostenabrechnung
• Proaktive Optimierung administrativer Abläufe und Prozesse
• Gelegentliche nationale und internationale Dienstreisen, einschließlich der Begleitung des Vice President bei Schiffsbesuchen, Meetings und Veranstaltungen

Das bringen Sie idealerweise mit:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium
• Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Koordinationsbereich; idealerweise in einem internationalen Umfeld sowie in der Hotel-, Tourismus- oder Kreuzfahrtbranche
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Souveränes Auftreten, Durchsetzungsvermögen sowie die Fähigkeit, auch in anspruchsvollen Situationen professionell, lösungsorientiert und mit dem notwendigen Fingerspitzengefühl zu handeln
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Loyalität, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in einem dynamischen Arbeitsumfeld stets den Überblick zu behalten
• Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein sicheres und professionelles Auftreten
• Hohe Dienstleistungs- und Serviceorientierung
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Allgemeinbildung sowie ein verbindliches und professionelles Auftreten
• Flexibilität sowie Bereitschaft zu gelegentlichen nationalen und internationalen Dienstreisen

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Unser Recruiting-Team ist gerne für Sie da:
Mareike Schiwek
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