Reception Desk Manager & Personal Assistant, 60% temporär (M/W/D)
ODDO BHF (Schweiz) AGÀ PROPOS DE NOUS ODDO BHF est un groupe financier germano-franco-suisse avec plus de 150 ans d'histoire, dont la partie la plus ancienne remonte à 1780. Il est détenu et dirigé par Philippe Oddo, qui représente la cinquième génération d'agents de change et une banque allemande spécialisée dans les entreprises de taille moyenne. Avec 3 200 collaborateurs et un patrimoine clients de plus de 150 milliards d'euros, ODDO BHF s'articule autour de trois métiers principaux fondés sur un fort investissement dans la connaissance des marchés : la Banque Privée, la Gestion d'Actifs et la Banque de Financement et d'Investissement. VOTRE ÉQUIPE ET VOTRE ENVIRONNEMENT Dans ce poste passionnant, vous apporterez un soutien administratif et organisationnel au CEO, au responsable PWM Suisse et aux membres du SMC. Vous épaulez et représentez le responsable de l'accueil dans la gestion de l'accueil des clients, tout en étant le premier interlocuteur des collaborateurs et invités internes et externes. Le poste a des jours de travail fixes du mercredi au vendredi. PRINCIPALES ACTIVITÉS Responsable de la réception • Accueil et accompagnement de nos invités, collaborateurs nouveaux et externes comme premier point de contact • Réception et traitement des appels entrants en allemand, anglais et français • Coordination et gestion des salles de réunion • Organiser, servir et nettoyer les déjeuners/dîners des clients et internes • Contrôle et préparation du relevé mensuel de réception de carte de crédit • Gestion des cartes d'identité des invités et des employés • Achats divers (fournitures de bureau ainsi que café et fournitures invités) • Envois DHL et courrier recommandé • Comptabilisation des factures et suivi des coûts • Traitement du courrier interne et externe • Entretien de la voiture de société • Participer au processus d'intégration des nouveaux employés et organiser des réunions et des déjeuners avec la direction Assistant CEO & Head PWM Suisse et membres du SMC • Accompagnement organisationnel et administratif • Gestion active et coordination de l'agenda • Gestion des voyages (planification des déplacements professionnels) • Organisation et gestion des visites de groupes • Contrôle et préparation des relevés mensuels de cartes de crédit • Contrôle et préparation des notes de frais personnelles • Organiser et planifier des réunions internes, des déjeuners et des hors-sites externes • Premier point de contact pour les réunions avec les partenaires internes et externes, les clients et les candidats VOTRE RÉMUNÉRATION Nous vous proposons une rémunération adaptée à votre profil et à vos compétences. COMPÉTENCES REQUISES • Formation complétée dans un domaine commercial ou comparable, avec un intérêt pour les sujets financiers • Expérience réussie dans un poste comparable dans le secteur financier • Connaissance parlée et écrite courante de l'allemand, de l'anglais et du français • Curiosité, assiduité, persévérance, indépendance, flexibilité, fiabilité, excellent relationnel et sens aigu du service et plaisir du travail en équipe • Bonne maîtrise d'Excel, Word, Powerpoint, Outlook Nous nous engageons en faveur de l’égalité des chances. La diversité est l’une des clés de notre succès, passé et futur, et nous la soutenons pleinement.
