Responsable Événementiel

EXIGENCES OBLIGATOIRES

PARLANTS ALLEMAND UNIQUEMENT

Passeport CH/UE uniquement

RÉSUMÉ DU POSTE

Responsable de la préparation de toute la documentation relative aux événements et coordonne avec les départements des ventes, de la propriété et le client afin d'assurer un service cohérent et de haut niveau tout au long des phases pré-événement, événement et post-événement des événements de la propriété. Ce poste gère principalement des événements de complexité moyenne. Garantit que les événements de leur propriété bénéficient d'une transition fluide des ventes au service puis de retour aux ventes. Identifie les opportunités pour maximiser les revenus en proposant des ventes additionnelles et des améliorations afin de créer des événements exceptionnels.

PROFIL DU CANDIDAT 

Éducation et Expérience

• Diplôme d'études secondaires ou GED ; expérience (1 à 2 ans) dans la gestion d'événements ou un domaine professionnel connexe.

OU

• Diplôme de 2 ans d'une université accréditée en gestion hôtelière et restauration, hôtellerie, administration des affaires ou domaine connexe ; au moins 1 an d'expérience dans la gestion d'événements ou un domaine professionnel connexe requis.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Gestion de la logistique et des opérations événementielles

• Veille à ce que les événements se déroulent sans accroc en suivant les procédures établies, en collaborant avec les autres employés et en assurant l'exactitude.

• Accueille le client pendant la phase événementielle et transmet à l'équipe des opérations événementielles pour l'exécution des détails.

• Respecte toutes les normes, politiques et procédures.

• Assure l'exactitude de la facturation et effectue des revues de factures avec les clients avant de traiter la facture finale.

• Gère les blocs de chambres de groupe et les espaces de réunion pour des groupes assignés de taille moyenne à grande.

• Identifie les défis opérationnels associés à son groupe et détermine la meilleure façon de collaborer avec le personnel de la propriété et le client pour résoudre ces défis et/ou développer des solutions alternatives.

• Utilise son jugement pour intégrer les tendances actuelles en gestion et conception d'événements.

• Agit comme liaison entre le commercial terrain et le client tout au long du processus événementiel (pré-événement, événement, post-événement).

• Participe aux inspections des sites clients et assiste au processus de vente si nécessaire.

• Exécute d'autres tâches assignées pour répondre aux besoins de l'entreprise.

• Sollicite les retours des départements de la propriété pour identifier les axes d'amélioration afin d'améliorer l'expérience du planificateur d'événements.

Assurer et fournir un service client exceptionnel 

• Offre un excellent service client tout au long de l'expérience client et encourage les autres employés à faire de même.

• Donne aux employés les moyens de fournir un excellent service client.

• Donne l'exemple en matière de relations avec les clients.

• Coordonne et communique les détails de l'événement verbalement et par écrit au client et aux opérations de la propriété.

• Se rend visible auprès du client à tout moment durant ce processus.

• Supervise ses expériences clients depuis le transfert du dossier jusqu'à la phase post-événement jusqu'au retour aux ventes.

• Effectue un suivi avec le client après l'événement.

• Répond et gère les problèmes et plaintes des invités.

• Utilise son jugement personnel et son expertise pour améliorer l'expérience client.

• Reste disponible pour résoudre les problèmes et/ou suggérer des alternatives aux arrangements précédents.

• Travaille continuellement à améliorer le service client en intégrant les retours obtenus et son jugement personnel dans des plans d'action.

• Met l'accent sur la satisfaction des invités lors de toutes les réunions départementales et se concentre sur l'amélioration continue.

• Interagit avec les invités pour obtenir des retours sur la qualité des produits et des niveaux de service.

• S'assure que les employés horaires comprennent les attentes et les paramètres des activités événementielles.

Direction des équipes de gestion d'événements

• Conduit des réunions formelles pré- et post-événement selon les besoins pour examiner/communiquer les besoins et retours du groupe.

• Dirige des réunions formelles pré-événement et post-événement pour des groupes assignés de taille moyenne à grande.

• Facilite diverses réunions selon ce qu'il/elle juge nécessaire (réunion de commande de banquet, revue de bloc, etc.).

Soutien et coordination avec la fonction ventes et marketing

• Aide au processus de vente et à la prévision des revenus pour les groupes clients.

• Propose des ventes additionnelles de produits et services tout au long du processus événementiel.

• Prévoyance des chambres de groupe et des revenus événementiels (restauration et audiovisuel) pour ses groupes.

Conduite des activités des ressources humaines

• Examine les cartes de commentaires et les résultats de satisfaction des clients avec les employés.

• Observe les comportements de service des employés et fournit des retours aux individus et/ou aux managers.

• Aide au développement et à la mise en œuvre de plans d'action correctifs.

• Prend l'initiative d'utiliser son expérience pour améliorer la performance du service selon son évaluation du problème et de la résolution.

• Travaille avec le personnel de la propriété et les clients pour résoudre les défis opérationnels associés à son groupe.

• Exécute d'autres tâches assignées pour répondre aux besoins de l'entreprise.