Adjointe exécutive/Secrétaire du conseil d'administration

Son futur employeur est un investisseur philanthropique mondial qui lutte contre la pauvreté absolue depuis deux décennies. Cela nécessite un haut niveau de professionnalisme et de conscience éthique à tous les niveaux. Des caractéristiques que vous aussi

Adjointe exécutive/Secrétaire du conseil d'administration

distinguer. Dans le vôtre

Rôle clé

soutenez vos deux supérieurs

Partenaire fondateur

et en même temps

Président du conseil d'administration

ainsi que le

fondateur de l'organisation,

dans toutes les questions administratives et organisationnelles. Cette démarche sera couronnée de succès car vous serez initié à ce poste exigeant et diversifié par votre prédécesseur, titulaire de longue date du poste. Vos supérieurs veulent que vous soyez une personne de confiance qui vous déchargera de manière proactive et proactive de votre responsabilité de gestion stratégique, vous fournira des informations significatives, sera bien préparé et documenté et vous guidera tout au long de la journée de manière proactive et prospective. Vous gérez les agendas à une heure intelligente, coordonnez de nombreux rendez-vous dans différents fuseaux horaires, planifiez et préparez les déplacements et les réunions. Cela comprend également diverses réunions dont vous êtes responsable du procès-verbal, dont vous supervisez administrativement les participants et dont vous assurez le suivi. Vous traitez activement la correspondance, répondez aux demandes de renseignements, obtenez des informations et créez et modifiez des documents décisionnels. Vous accompagnez vos supérieurs dans leurs engagements dans le cadre de leurs autres mandats et maintenez la base de données de contacts avec soin et un œil attentif. Dans le cadre de votre poste, vous serez en contact avec un vaste réseau international, des philanthropes et des décideurs de haut niveau du monde des affaires, de la politique et de la société. En tant qu'interlocuteur précieux et secret, vous assurez le flux d'informations approprié et façonnez une apparence élégante et toujours compétente en interne comme en externe. Vos supérieurs dirigent en partenariat et la communication est généralement constructive. Les valeurs et la passion pour les projets porteurs de sens sont partagées et démontrées de manière tangible au sein de l'organisation. La dynamique et la vitesse sont en conséquence élevées. Nous souhaitons donc recruter une adjointe de direction expérimentée, diplomatiquement affirmée et responsable, intéressée par les contextes économiques. Une personnalité attentive qui sait construire des ponts et s'impliquer avec l'autre personne, est résolument orientée vers l'équipe et le service, pense au-delà des frontières, agit de manière réfléchie, ciblée, indépendante et précise. Lors d’une conversation personnelle, nous aimerions découvrir que vous apparaissez positif et empathique. S'identifier fortement à son rôle d'assistante de direction, transmettre la sécurité par son attitude autoritaire, rester calme dans l'agitation et garder une vue d'ensemble à tout moment, tels sont des défis essentiels. Est-ce que cela s'applique à vous ? Vous compléterez alors de manière optimale l’environnement complexe et passionnant ainsi que les acteurs exigeants de cette organisation et de ses parties prenantes. Nous avons besoin d'une excellente formation générale, d'une formation et d'une formation continue, de plusieurs années d'expérience en tant qu'assistant au niveau de la direction, d'excellentes connaissances de MS Office, d'une expérience avec les systèmes CRM, d'un allemand parfait et précis, d'un anglais élégant et d'une bonne connaissance du français serait un atout. Nous avons hâte de vous voir ! Merci d'adresser votre dossier de candidature complet accompagné d'une lettre de motivation significative à Jeannine Fédier :

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. Vous serez alors informé de la marche à suivre. Agence de recrutement Jeannine Fédier | Alte Landstraße 42 | CH-8802 Kilchberg ZH

AGENCE DE PERSONNEL JEANNINE FÉDIER

Mme Jeannine Fedier

Propriétaire

+41 43 344 96 70

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Titre original : Executive Assistant/Secretary of the Board

Ihr zukünftiger Arbeitgeber ist ein global tätiger philanthropischer Impact-Investor, der sich seit zwei Jahrzehnten mit der Bekämpfung absoluter Armut befasst. Das setzt auf allen Ebenen ein hohes Mass an Professionalität und ethischem Bewusstsein voraus. Eigenschaften, welche auch Sie als 

Executive Assistant/Secretary of the Board

auszeichnen.

In Ihrer Schlüsselrolle unterstützen Sie Ihre beiden Vorgesetzten, den Founding Partner und gleichzeitig Chairman of the Board sowie den Gründer der Organisation, in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Das wird gelingen, denn Sie werden von Ihrer Vorgängerin, der langjährigen Stelleninhaberin, in die anspruchsvolle, vielfältige Position eingeführt.

Der Anspruch Ihrer Vorgesetzten ist, mit Ihnen eine Vertrauensperson zu gewinnen, die sie in ihrer strategischen Führungsverantwortung operativ sowie organisatorisch proaktiv und vorausblickend entlastet, sinnvoll informiert, gut vorbereitet und dokumentiert durch den Tag lenkt. 

Zeitlich klug abgestimmt führen Sie die Agenden, koordinieren zahlreiche Termine in unterschiedlichen Zeitzonen, planen und bereiten Reisen sowie Meetings vor. Dazu zählen auch diverse Sitzungen, für deren Protokollführung Sie verantwortlich zeichnen, deren Teilnehmende Sie administrativ betreuen und deren Nachbearbeitung Sie sicherstellen. Aktiv bearbeiten Sie die Korrespondenz, beantworten Anfragen und Gesuche, beschaffen Informationen, erstellen und redigieren Entscheidungsdokumente. Sie unterstützen Ihre Vorgesetzten in ihren Engagements bei ihren weiteren Mandaten und pflegen die Kontakt-Datenbank mit Sorgfalt und scharfem Blick. 

In Ihrer Position stehen Sie in Kontakt mit einem breiten, internationalen Netzwerk, Philanthropen, hochkarätigen Entscheidungsträgern aus Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Als geschätzte, verschwiegene Ansprechpartnerin gewährleisten Sie den entsprechenden Informationsfluss und prägen den stilvollen und jederzeit kompetenten Auftritt nach innen und aussen. 

Ihre Vorgesetzten führen partnerschaftlich und generell wird konstruktiv kommuniziert. Werte und Passion für die sinnstiftenden Projekte werden innerhalb der Organisation geteilt und spürbar vorgelebt. Dynamik und Tempo sind entsprechend hoch. Daher möchten wir mit Ihnen eine erfahrene, an wirtschaftlichen Zusammenhängen interessierte, diplomatisch durchsetzungsfähige, verantwortungsbewusste Executive Assistant gewinnen. Eine aufmerksame Persönlichkeit, die es versteht, Brücken zu bauen und sich auf ihr Gegenüber einzulassen, betont team- und serviceorientiert ist, über Grenzen hinweg denkt, überlegt, zielgerichtet, eigenverantwortlich und präzise handelt.

Im persönlichen Gespräch möchten wir erfahren, dass Sie positiv und empathisch wirken. Sich mit Ihrer Executive Assistant Rolle stark identifizieren, durch Ihr verbindliches Auftreten Sicherheit vermitteln, in der Hektik die Ruhe und jederzeit die Übersicht bewahren – dies sind wesentliche Herausforderungen. Trifft dies auf Sie zu? Dann ergänzen Sie das komplexe, spannende Umfeld und die anspruchsvollen Akteure dieser Organisation und deren Stakeholder optimal.

Eine ausgezeichnete Allgemein-, Aus- und Weiterbildung, mehrjährige Assistenzerfahrung auf Managementstufe, ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse, Erfahrung mit CRM-Systemen, perfektes, treffendes Deutsch sowie stilsicheres Englisch setzen wir voraus und gute Französischkenntnisse wären ein Gewinn. Wir freuen uns auf Sie!

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit einem aussagekräftigen Motivationsschreiben an Jeannine Fédier: E-Mail schreiben. Anschliessend werden Sie über das weitere Vorgehen orientiert.

Jeannine Fédier Personalagentur | Alte Landstrasse 42 | CH-8802 Kilchberg ZH

JEANNINE FÉDIER PERSONALAGENTUR

Frau Jeannine Fédier

Inhaberin

+41 43 344 96 70

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