Office Manager:in am Institut für Theoretische Informatik (m/w/d)

Das Institut für Theoretische Informatik ist Teil des Departements Informatik (D-INFK) der ETH Zürich – einem der weltweit führenden Informatik-Departemente. Zur Verstärkung unserer Forschungsgruppen suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, organisierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit als Office Manager:in.

In dieser vielseitigen Position unterstützen Sie unsere Professuren und Forschungsteams in allen administrativen Belangen und leisten einen wichtigen Beitrag zu einem reibungslosen Institutsbetrieb. Gleichzeitig wirken Sie bei der Organisation unserer Lehrveranstaltungen und Prüfungen mit und sorgen gemeinsam mit Ihren Kolleginnen und Kollegen dafür, dass Studierende, Forschende und Lehrende bestmöglich unterstützt werden.

Die Stelle ist unbefristet und kann aktuell mit einem Pensum von maximal 70% besetzt werden. Eine Erhöhung des Arbeitspensums könnte (auf Wunsch) in Zukunft möglich werden. Wir freuen uns auf eine Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt, mitdenkt und unser Institut langfristig mitgestalten möchte.

Stellenbeschreibung

Es erwartet Sie ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit folgenden Schwerpunkten:

• Finanzen & Projekte: Sie unterstützen die Budgetplanung und Budgetführung, betreuen Grund- und Drittmittelprojekte, erstellen Rechnungen und sind Ansprechperson für Spesen, Reisekostenabrechnungen, Kreditkarten sowie das Kreditoren- und Debitorenwesen.
• Personal & Administration: Sie organisieren Anstellungen und Austritte sämtlicher Mitarbeitenden, sorgen für den reibungslosen Aufenthalt unserer Gäste und beraten Professuren sowie Forschungsteams kompetent in administrativen Fragestellungen.
• Lehre & Prüfungen: In Zusammenarbeit mit den Dozierenden koordinieren Sie den Übungs- und Prüfungsbetrieb – von der Raumplanung über die Materialorganisation bis zur Anstellung und Abrechnung von Hilfsassistierenden und der Koordination von Nachteilsausgleichen.
• Organisation & Events: Sie führen die Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache. Gruppenmeetings, Workshops und Konferenzen werden von Ihnen organisatorisch betreut, geplant und durchgeführt. Infrastrukturelle Aufgaben wie Beschaffungen, Einrichtungen, Mobiliar, Verbrauchsressourcen und Arbeitsplatzkoordination gehören ebenfalls in Ihren Bereich.
• Kommunikation: Sie pflegen und aktualisieren unsere Kommunikationskanäle wie Webseiten und Informationsbildschirme per CMS und tragen dazu bei, Informationen verständlich und ansprechend zu vermitteln.

Profil

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion mit. Erfahrungen im Hochschulumfeld sind von Vorteil.

Darüber hinaus zeichnen Sie sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und zuverlässig und übernehmen gerne Verantwortung.
• Sie haben Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen und überzeugen durch Ihre ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sowie Ihr Organisationstalent.
• Sie behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und interessieren sich für administrative und finanzielle Fragestellungen.
• Sie kommunizieren offen, respektvoll und wertschätzend, arbeiten gerne im Team und unterstützen sich unter Ihren Kolleginnen und Kollegen gegenseitig.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen; SAP-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und Englisch – sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Sie schätzen ein internationales, dynamisches und wissenschaftlich geprägtes Umfeld und haben Freude daran, Forschung und Lehre im Hintergrund wirkungsvoll zu unterstützen.

Wir bieten

Freuen Sie sich auf eine sinnstiftende Tätigkeit in einem engagierten, kollegialen und internationalen Team! Dank der grossen Vielfalt an Aufgaben erwartet Sie ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.

Wir bieten Ihnen flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten. Ihr Arbeitsplatz befindet sich im modernen Andreasturm, direkt am Bahnhof Zürich Oerlikon und damit an einem hervorragend erschlossenen Standort.

Als Mitarbeitende oder Mitarbeitender der ETH Zürich profitieren Sie zudem von attraktiven Anstellungsbedingungen und zahlreichen Benefits – darunter zahlreiche Vergünstigungen, wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen. 

Gestalten Sie mit uns die Zukunft von Forschung und Lehre. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Institut für Theoretische Informatik finden Sie auf unserer Webseite. Für Auskünfte steht Ihnen Prof. B. Gärtner gerne per E-Mail (gaertner@inf.ethz.ch) zur Verfügung (keine Bewerbungsunterlagen).

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.